Koordynator ds. kontroli dokumentów jest odpowiedzialny za wszelkiego rodzaju dokumenty, których firma może używać do prowadzenia działalności gospodarczej. Zwykle obejmuje to zdjęcia i diagramy, zapisy komputerowe i pisemne dokumenty. Koordynator ten może stworzyć system dokumentacji i zazwyczaj będzie odpowiedzialny za zarządzanie nim i jego kontrolę. Może również odpowiadać za tworzenie procedur korzystania z systemu i prawdopodobnie pomoże innym w efektywnym korzystaniu z procedur. Koordynator kontroli dokumentów ma kluczowe znaczenie dla sukcesu działów produkcyjnych, ponieważ jest odpowiedzialny za pomoc w śledzeniu zmian i usprawnień w projektach.
Rodzaje dokumentów, które koordynator będzie musiał śledzić i przechowywać, różnią się w zależności od branży. W zależności od branży, w której pracuje, koordynator kontroli dokumentów opracuje i wdroży system przechowywania i wyszukiwania niezbędnej dokumentacji. Może zbierać i śledzić dokumenty papierowe, dzieła sztuki i plany. Może również odpowiadać za kontrolowanie fakturowania i innych formalności związanych z konkretnym projektem w firmie. System może obejmować całą firmę, w którym to przypadku koordynator będzie zaangażowanych w kilka różnych działów w zależności od typu dokumentacji.
W każdym projekcie biznesowym, który obejmuje prowadzenie dokumentacji, kilka działów i pracowników będzie zaangażowanych w tworzenie i rozpowszechnianie informacji. Koordynator kontroli dokumentów będzie zarządzał wszelkimi wysiłkami w celu zebrania i kontrolowania tej masy informacji oraz wszelkich towarzyszących dokumentów lub plików komputerowych. To sprawi, że skuteczna komunikacja z innymi działami i organizacjami zewnętrznymi będzie kluczową rolą dla każdego w tym zawodzie.
Dokumenty, które musi nadzorować koordynator, mogą pochodzić z wewnętrznych działów firmy lub od zewnętrznych wykonawców i klientów. Często musi weryfikować informacje z kilkoma różnymi przełożonymi, aby upewnić się, że dokumentacja jest dokładna, i może być odpowiedzialny za przygotowywanie i dystrybucję kopii dokumentów do działów wewnętrznych i zewnętrznych. Zadaniem koordynatora kontroli dokumentów będzie śledzenie zmian w modelowaniu i budowaniu produktów oraz przechowywanie i wyszukiwanie dokumentów do oceny i przeglądu. Dodatkowo może być odpowiedzialny za przedstawianie kierownictwu i klientom informacji dotyczących kontroli dokumentów.
Typowy dzień koordynatora kontroli dokumentów prawdopodobnie spędzi na organizowaniu, katalogowaniu i śledzeniu plików papierowych i elektronicznych. Spędza czas na koordynowaniu z innymi osobami z własnej firmy, a także z organizacjami zewnętrznymi. Może poświęcić część swojego dnia na nadzorowanie i szkolenie innych w zakresie zasad i procedur kontroli dokumentów.