Czym zajmuje się koordynator dokumentów?

Koordynator dokumentów to profesjonalista biznesowy, który pomaga w prawidłowym skatalogowaniu i archiwizacji różnego rodzaju dokumentów związanych z biznesem. Dokumentami tymi mogą być faktury, korespondencja z klientem, notatki wewnętrzne i dokumenty majątkowe, a nawet paragony związane z należnościami lub zobowiązaniami. Oprócz organizowania dokumentów do przechowywania i łatwego wyszukiwania, koordynator dokumentów może również ściśle współpracować z innymi osobami w firmie, aby pomóc w tworzeniu nowych dokumentów, takich jak propozycje przygotowywane do rozpatrzenia przez potencjalnych klientów.

Ogólne obowiązki wymagają gruntownej znajomości i zrozumienia systemów archiwizacji stosowanych w miejscu pracy. Obejmuje to zarówno metodologie stosowane do organizowania i archiwizowania papierowych kopii kluczowych dokumentów, ale także sposoby organizowania dokumentów elektronicznych w pewnego rodzaju wirtualnym repozytorium, na przykład w chronionych plikach przechowywanych na serwerze. W tym celu koordynator musi mieć możliwość logicznego organizowania danych, tak aby wszystkie dokumenty można było odzyskać w razie potrzeby.

Inne zadania związane z pracą koordynatora dokumentów mogą obejmować kodowanie i porównywanie dokumentów oraz układanie ich w określonej kolejności i układach logicznych. W niektórych przypadkach koordynator będzie również odpowiedzialny za zarządzanie zapytaniami o dane znajdujące się w dokumentach i możliwość pobrania prawidłowego dokumentu lub zestawu dokumentów na żądanie. Prowadzenie głównego spisu, jakie dokumenty są w nim zawarte i gdzie można je znaleźć, jest również zadaniem często przypisywanym koordynatorowi dokumentów.

Ponieważ koordynator dokumentów może mieć kontakt z dokumentami w formie elektronicznej i papierowej, które zawierają informacje zastrzeżone lub poufne, poświadczenie bezpieczeństwa dla tego rodzaju pracy jest często dość wysokie. Powoduje to, że funkcja koordynatora wykracza nieco poza sferę urzędnika ds. akt, któremu można powierzyć składanie dokumentów, które nie są uważane za poufne. Nie jest niczym niezwykłym, że osoby, takie jak administratorzy wykonawczy, pełnią funkcję koordynatorów, tworząc i utrzymując systemy archiwizacji, szczególnie dla kierowników, z którymi ściśle współpracują.

Szkolenie do pracy na stanowisku koordynatora dokumentów różni się w zależności od zakresu obowiązków, jakie pracodawca zdecyduje się powiązać ze stanowiskiem. W niektórych przypadkach wystarczą podstawowe umiejętności biurowe, takie jak praktyczna znajomość obsługi komputerów, sposób archiwizowania dokumentów przy użyciu standardowego systemu archiwizacji oraz umiejętność przyswajania i efektywnego przestrzegania istniejącej strategii archiwizacji. Bardzo pomocne w wykonywaniu tego typu pracy jest także umiejętność organizacji i logicznego myślenia.