Sekretarki mogą mieć szereg obowiązków w zależności od miejsca pracy, ale generalnie odpowiadają za utrzymanie sprawnego działania biur poprzez wykonywanie kombinacji zadań administracyjnych i zadań związanych z zarządzaniem na niskim poziomie. Specjaliści ci zwykle odbierają telefony i korespondencję e-mailową oraz zarządzają systemami archiwizacji; mogą również sortować pocztę, organizować spotkania i koordynować komunikację międzybiurową. W większości przypadków praca jest uważana za „poziom podstawowy”, co oznacza, że do osiągnięcia sukcesu nie są wymagane żadne specjalne umiejętności ani kwalifikacje edukacyjne. Tak samo, zwykle jest miejsce na awans. Osoby z dużym potencjałem lub doświadczeniem często znajdują się w ubieganiu się o coraz bardziej prestiżowe stanowiska z coraz wyższym wynagrodzeniem.
Zadania asystenta administracyjnego, urzędnika i asystenta osobistego są zwykle objęte tym parasolem. Wszystkie te stanowiska mają charakter administracyjny i zwykle koncentrują się na papierkowej i elektronicznej obsłudze dokumentów. Jednym z wyjątków są „sekretarze” na szczeblu rządowym lub inni oficjalni, tacy jak Sekretarz Obrony lub Sekretarz Skarbu. Chociaż tytuły te mogą sugerować funkcję czysto niskiego szczebla, urzędnicy pełniący te role są na ogół dość wysokie i zazwyczaj sami nie wykonują żadnej pracy administracyjnej lub biurowej.
Umiejętności urzędnicze
Prowadzenie biura to jedno z najważniejszych zadań sekretariatu. Ta kategoria pracy może być dość szeroka, ale prawie zawsze obejmuje obowiązki administracyjne i urzędnicze. Sekretarki zwykle zarządzają dokumentacją biurową, która obejmuje wysyłanie i odbieranie poczty, tworzenie i organizowanie systemów archiwizacji oraz zarządzanie korespondencją. W większości sytuacji niezbędne są umiejętności obsługi komputera i przetwarzania tekstu.
Odbieranie telefonów jest również ważną częścią pracy w większości miejsc. Sekretarki są często pierwszymi osobami, z którymi klienci i klienci rozmawiają, dzwoniąc do firmy. W związku z tym zwykle wymagane są dobre maniery i uprzejme zachowanie. Profesjonaliści muszą zazwyczaj wykazać się dużym taktem podczas odbierania wiadomości, zawieszania rozmówców lub odpowiadania na podstawowe pytania.
Planowanie i kalendarze
W wielu miejscach personel administracyjny zajmuje się zarządzaniem kalendarzami biurowymi, a także indywidualnymi kalendarzami pracowniczymi. Często są oni odpowiedzialni za planowanie spotkań i spotkań oraz zwracanie uwagi na konflikty i podwójne rezerwacje. Zadanie to jest szczególnie widoczne w miejscach takich jak gabinety lekarskie, w których pacjenci nieustannie wzywają na wizyty, ale może wystąpić wszędzie tam, gdzie „wymagani są pracownicy wyższego szczebla”. Nawet jeśli jest to tylko kwestia zaplanowania spotkania na lunch lub zaplanowania rezerwacji kolacji, sekretarki są zwykle jednymi z pierwszych osób, do których dyrektorzy i menedżerowie zwracają się o pomoc.
Obowiązki zarządzania
Oprócz posiadania umiejętności biurowych pracownicy administracyjni muszą być menedżerami czasu i ludzi. Muszą przewidywać potrzeby personelu biurowego, szybko rozwiązywać problemy wewnętrzne i skutecznie koordynować i zbliżać różne osoby. Doskonałe umiejętności ludzkie są naprawdę ważne, szczególnie jeśli chodzi o kadrę zarządzającą i innych ważnych członków personelu. Wiele zadań może odbywać się „za kulisami”, z sekretarkami przewidującymi potrzeby i żądania przełożonych, zanim jeszcze zostaną złożone prośby.
Stanowisko w hierarchii personelu
W większości urzędów sekretarki są uważane za pracowników niskiego szczebla i prawie zawsze znajdują się na samym dole biurowego porządku dziobania. Zwykle odpowiadają zarówno przed kierownictwem średniego, jak i wyższego szczebla i zazwyczaj muszą pomagać wszystkim w równym stopniu. Duże firmy i biura często mają jednak całe pule sekretarskie, w którym to przypadku pojawia się coś z bardziej zniuansowanej hierarchii. W tych ustawieniach niektórzy pracownicy mogą wykonywać drobne zadania, takie jak rejestrowanie i odbieranie połączeń telefonicznych, podczas gdy inni mogą zarządzać harmonogramami i wchodzić w interakcje z pracownikami wyższego szczebla. Awans w tych gabinetach zwykle zależy od czasu i doświadczenia.
Niektóre z najbardziej prestiżowych prac, jakie może otrzymać sekretarka, dotyczą osobistej pomocy. Wielu menedżerów wyższego szczebla i liderów korporacji ma oddanych administratorów, których całe życie zawodowe jest poświęcone opiece i zarządzaniu harmonogramem jednego lidera. Ten typ sekretarki musi zazwyczaj pracować przez wiele godzin i radzić sobie z czasami nieprzewidywalnymi żądaniami i prośbami, ale często należy do najlepiej opłacanych i najbardziej szanowanych w zawodzie.
Szkolenie i wymagania szkoleniowe
Różni pracodawcy mają różne wymagania dotyczące wykształcenia ich sekretarek. W niektórych przypadkach wystarczy świadectwo ukończenia szkoły średniej lub jego odpowiednik, podczas gdy w innych preferowane są faktyczne certyfikaty lub stopnie naukowe. Kolegia społeczne i szkoły zawodowe często oferują programy, w których zainteresowani uczniowie mogą poznać tajniki przetwarzania tekstu i zarządzania biurem. Uczestnictwo w tego rodzaju kursie jest często dobrym pomysłem, nawet jeśli nie jest to ściśle wymagane, ponieważ może pomóc wyróżnić się aplikacji i dać nowym pracownikom przewagę, jeśli chodzi o doświadczenie.
Okoliczności szczególne: sekretarze urzędowi i rządowi
Termin „sekretarka” nie zawsze może wiązać się z administratorem biura. W niektórych przypadkach, zwłaszcza dotyczących wysokich rangą urzędników państwowych, oznaczenie może być używane w charakterze honorowym, aby wskazać kierownictwo szerokiego sektora spraw. Urzędnicy, którzy kierują departamentami lub nadzorują główne departamenty rządowe, mogą używać tytułów sekretarza, ale ich zadań nie należy mylić z bardziej powszechnymi rolami związanymi z zarządzaniem biurem.