Funkcjonariusz przeprowadzający spotkanie wyjaśniające ma ważną pracę w procesie rozwiązywania sporów. Zazwyczaj osoba w tej dziedzinie ma za zadanie przewodniczyć sprawom administracyjnym dla agencji rządowych; daje każdej ze stron szansę na przedstawienie swojego stanowiska i przedstawienie powodów, dla których powinien wygrać. Wówczas decyzję w sprawie podejmuje zazwyczaj funkcjonariusz ds. przesłuchań. Osoba z tym tytułem zachowuje się jak sędzia. Główna różnica polega jednak na tym, że funkcjonariusz przeprowadzający rozprawę zwykle ogranicza się do spraw administracyjnych, a prowadzone przez niego rozprawy są zwykle mniej formalne niż typowe rozprawy sądowe.
W wielu jurysdykcjach funkcjonariusze ds. przesłuchań rozpatrują sprawy dotyczące sporów agencji rządowych. Na przykład dana osoba może ubiegać się o rentę inwalidzką i otrzymać odmowę. Jeśli uważa, że niesłusznie mu odmówiono, może poprosić o przesłuchanie administracyjne. Takie przesłuchanie daje mu możliwość przedstawienia informacji lub argumentów w celu wykazania, że przysługuje mu prawo do świadczeń, o które wnioskował i których nie należy odmówić. Przedstawiciel agencji rządowej może również przedstawić swoją stronę i spróbować wykazać, że zaprzeczenie było słuszne.
W większości przypadków zadaniem funkcjonariusza ds. przesłuchań jest nie tylko wydanie orzeczenia w sprawie administracyjnej, ale także zapewnienie poczucia sprawiedliwości. Pozwala, by każda ze stron w sprawie została wysłuchana. W ten sposób żadna ze stron nie może czuć się ofiarą nieuczciwych lub arbitralnych zasad i przepisów. Może również wysłuchać zeznań świadków i dokonać przeglądu dowodów dostarczonych przez każdą ze stron. Może to uniemożliwić stronie poczucie, że decyzja została podjęta zbyt pochopnie przez osobę, która nie znała wszystkich faktów.
Podczas gdy główną częścią pracy funkcjonariusza ds. przesłuchań jest często wysłuchanie obu stron w sporze i podjęcie decyzji na korzyść jednej ze stron, często jest to coś więcej. W wielu przypadkach osoba posiadająca ten tytuł pomaga również stronom zrozumieć proces administracyjny. Na przykład może odpowiadać na pytania zadane przez którąkolwiek ze stron w sprawie. W niektórych przypadkach może nawet odpowiadać na pytania zadawane przez świadków.
Często funkcjonariusz przeprowadzający spotkanie wyjaśniające podaje swoją decyzję kilka dni po przesłuchaniu. Na przykład w niektórych jurysdykcjach decyzja funkcjonariusza ds. przesłuchań jest wysyłana pocztą w ciągu 10 dni od przesłuchania administracyjnego. Co ciekawe, większość z tych przesłuchań odbywa się osobiście, ale niektóre odbywają się również drogą pocztową.
Wymagania, które osoba musi spełnić, aby zostać funkcjonariuszem ds. przesłuchań, różnią się w zależności od miejsca. Aby zakwalifikować się do tej pracy, dana osoba zwykle potrzebuje co najmniej tytułu licencjata. Czasami wymagane są również stopnie prawnicze na tym stanowisku.