Ludzie często otrzymują sprzeczne informacje dotyczące czasu, przez jaki powinni zachować anulowany czek. W niektórych przypadkach mogą obowiązywać różne zasady dotyczące osób fizycznych i podmiotów gospodarczych, ale ogólnie większość czeków papierowych można zutylizować po uzgodnieniu ich z miesięcznym wyciągiem bankowym. Istnieje kilka wyjątków, a większość z nich wiąże się z prowadzeniem dokładnej ewidencji dla celów podatkowych. W zależności od rodzaju wydatku niektóre anulowane czeki należy przechowywać tylko przez rok, podczas gdy inne należy składać przez co najmniej siedem lat.
Wypisany przez Ciebie czek jest uważany za anulowany, gdy środki zostaną pobrane z Twojego konta bankowego. Rzeczywisty czek jest zwykle ostemplowany lub w inny sposób oznaczony jako anulowany, a w niektórych przypadkach jest zwracany. W przeciwnym razie możesz otrzymać kserokopię lub mieć dostęp do informacji online — ta praktyka banku jest zwykle określana jako przechowywanie czeków, obcinanie lub przechowywanie. Być może w ogóle nie będziesz musiał przechowywać wyciągów lub czeków w formie papierowej, jeśli masz do nich dostęp online lub poproś o kopie z banku. Wiele osób uważa, że te praktyki pomagają im kontrolować bałagan papierowy.
Niektóre potencjalne sytuacje, w których będziesz musiał zachować anulowany czek, mogą obejmować dostarczenie go jako dowodu zakupu wadliwego przedmiotu lub dowodu zapłaty rachunku. Co ważniejsze, niektóre anulowane czeki powinny być przechowywane w ewidencji podatkowej, na przykład w przypadku kosztów podlegających odliczeniu. Większość ekspertów finansowych zaleca składanie anulowanego czeku przez co najmniej siedem, a maksymalnie dziesięć lat. W przypadku mieszkańców Stanów Zjednoczonych może to pomóc im zabezpieczyć swoje informacje i dostarczyć dokumentację, jeśli zostaną skontrolowani przez Urząd Skarbowy (IRS).
Inne anulowane czeki, takie jak te dotyczące rutynowych płatności, można zwykle odrzucić po trzech latach — co najwyżej. Niektóre jednak mogą wymagać ratowania, aby np. udokumentować opłaty związane z opieką zdrowotną dla celów ubezpieczeniowych. Ponadto właścicielom domów często doradza się zachowanie anulowanych czeków związanych z remontem domu tak długo, jak są właścicielami ich nieruchomości.
Posiadanie tylko anulowanego czeku jako dokumentacji ma pewne wady. W niektórych przypadkach czek pokazuje, ile i komu zapłacono, ale nie wskazuje szczegółów zakupu. W rezultacie uzasadnienie niektórych wydatków biznesowych i odpisanie ich do celów podatkowych może być trudne. W związku z tym pomocne może być przechowywanie pokwitowań i innych dokumentów uzupełniających jako informacji uzupełniających. Kiedy nie są już potrzebne, czeki i inne dokumenty należy zwykle zniszczyć, aby uniknąć oszustw związanych z tożsamością.