Przeglądy pracowników powinny być pouczającym spotkaniem dla obu zaangażowanych stron. Przeglądy pracowników, czasami nazywane ocenami pracowników, nie powinny onieśmielać ani pracownika, ani pracodawcy. Jednak dla wielu osób tak właśnie są postrzegani. Najczęstszym błędem popełnianym podczas przeprowadzania przeglądu pracowniczego jest harmonogram.
Harmonogram, o którym należy pamiętać, ma miejsce przed przeglądem i w jego trakcie. Ile razy w roku przeprowadzasz recenzje, będzie odgrywać ważną rolę. Wiele firm nie ma ustalonej skali czasowej. Pracownicy czasami znajdują w swojej skrzynce odbiorczej wiadomość e-mail z informacją, że bieżący tydzień będzie tygodniem przeglądu wydajności pracowników.
Aby zoptymalizować korzyści, jakie można uzyskać dzięki przeglądom pracowniczym, wyznacz co roku określony czas, w którym będą się odbywać przeglądy. W ten sposób pracownicy nie doznają nagłego strachu przed przeglądem w dalszej części tygodnia. Dasz również pracownikom czas na odpowiednie przygotowanie się do przeglądu.
Następnie zdecyduj, ile razy w roku chcesz przeprowadzać przeglądy pracownicze. Niektóre firmy dokonują przeglądu tylko raz w roku, a dla niektórych dużych firm jest to cały czas, na jaki mogą sobie pozwolić. Jednak wiele firm przeprowadza mini, nieformalne przeglądy pracownicze raz lub dwa razy w roku przed ustaloną datą przeglądu pracowniczego. Ma to tę zaletę, że skraca czas formalnego przeglądu. Niektóre recenzje, które odbywają się raz w roku, trwają do dwóch godzin, ponieważ obie strony mają wiele do powiedzenia.
Minirecenzje pracownicze dają również szansę menedżerom lub działom kadr na lepsze poznanie pracowników. Pokazują również, że kierownictwo dba o punkt widzenia pracowników i traktuje je poważnie. Przeglądy pracownicze to nie tylko miejsce do negocjacji wynagrodzeń. Powinny odbyć się dyskusje dotyczące warunków pracy, perspektyw na przyszłość w firmie oraz wszelkich problemów, które pojawiają się po którejkolwiek ze stron.
Po ustaleniu ram czasowych następnym krokiem jest sporządzenie listy punktów, które należy poruszyć podczas przeglądu. Nie powinny one ograniczać się do punktów przedstawionych przez osobę przeprowadzającą przegląd. Pracownicy powinni mieć możliwość dokonania samooceny. Samoocenę można przekazać kierownikowi przed przeglądem. Daje to czas na dokładniejsze zbadanie wszelkich punktów, które pracownik chciałby omówić.
Nie rób zbyt pogłębionej listy pytań związanych z recenzjami pracowników. Wielu menedżerów stara się opisać wszystko w jednej recenzji. Właśnie dlatego minirecenzje są pomocne. Zbyt dużo czasu spędzonego na jednym punkcie może poprowadzić przegląd pracownika w złym kierunku i może zająć zbyt dużo czasu.
Istnieje wiele pakietów oprogramowania dostępnych dla menedżerów, które obejmują różne punkty widzenia. Oprogramowanie może również działać jako szablon, na którym można przechowywać rekordy przeglądów pracowników.
Przede wszystkim zachowaj recenzję pół nieformalną. Żadna ze stron nie powinna być zastraszana. W ten sposób recenzja będzie dobrym, a nawet przyjemnym czasem. Nie sposób wystarczająco podkreślić znaczenia bieżących przeglądów. Jeśli między pracownikiem a pracodawcą ma zostać zbudowana dobra relacja, bieżące przeglądy pracowników są koniecznością.