Komunikat prasowy ma na celu przekazanie informacji o nadchodzącym lub trwającym wydarzeniu lub wygłoszenie innego rodzaju oświadczenia dla mediów. Pisząc komunikat prasowy, należy pamiętać, że wiele źródeł medialnych otrzymuje codziennie dużą liczbę komunikatów prasowych, dlatego ważne jest, aby informacje były zwięzłe, interesujące i dokładne. Informacja prasowa jest haczykiem, a dobrze napisana informacja faktograficzna przyniesie pozytywny rozgłos. Pisząc notatkę prasową, warto przemyśleć sobie drogę do umysłu reportera, upewniając się, że istotne informacje są jasno przedstawione w sposób, który nie jest nadmiernie promocyjny.
Ogólne zasady formatowania informacji prasowej obejmują użycie wyraźnie czytelnej, czystej czcionki, takiej jak Times New Roman lub Arial, odpowiednie jej ustawienie i podwójne odstępy. „INFORMACJE PRASOWE” powinny być wyśrodkowane i napisane pogrubioną czcionką na górze dokumentu, aby swobodne spojrzenie ujawniło charakter komunikacji. Komunikat prasowy powinien być zawsze wysyłany na papierze firmowym, z danymi kontaktowymi wymienionymi na górze i na dole. Jeśli papier firmowy nie jest dostępny, należy dodać logo firmy, aby dokument był wyraźnie oficjalnym komunikatem. Komunikaty prasowe należy zawsze sprawdzać pod kątem błędów ortograficznych i gramatycznych, aby upewnić się, że wywrą pozytywne wrażenie na odbiorcy.
Komunikat prasowy przedstawia fragmenty informacji w łatwo dostępny sposób. Komunikat prasowy powinien prowadzić z krótkim nagłówkiem, podobnie jak nagłówek w gazecie. Nagłówek jest okazją do złapania dziennikarza i wzbudzenia jego zainteresowania resztą treści. Niech będzie krótki, pouczający i interesujący. „Poznaj słynnego autora Howarda Zinna na przyjęciu koktajlowym 16 grudnia” nie jest dobrym nagłówkiem, ponieważ jest zbyt rozwlekły; „Jesteś zaproszony na przyjęcie z Howardem Zinnem” jest lepsze.
Po nagłówku pierwszy akapit powinien szczegółowo określać kto, co, gdzie, kiedy, dlaczego i jak w komunikacie prasowym. Ta część informacji prasowej jest odpowiednią sekcją w naszym przykładzie, aby szczegółowo opisać, że wydarzeniem jest przyjęcie koktajlowe w Bibliotece Hoovera we wtorek o 7:00. Zainteresuj czytelnika, aby był zainteresowany bardziej szczegółami, zawarte w drugim akapicie. W naszym przykładzie drugi akapit może szczegółowo przedstawiać referencje Howarda Zinna, powód przyjęcia i inne szczegóły, które uzupełniają raport. Na koniec zakończ krótkim akapitem, który zamyka komunikat i powtarza istotne informacje.