Pisząc list motywacyjny do asystenta wykonawczego, wnioskodawca powinien wykorzystać jedną stronę, aby zademonstrować swoje umiejętności biurowe, zwrócić szczególną uwagę na szczegóły i podać konkretne przykłady wykorzystania tych umiejętności w poprzednim miejscu pracy. Cele te można osiągnąć, tworząc unikalny papier firmowy zarówno dla listu motywacyjnego, jak i życiorysu, a także sprawdzając przesłane materiały, aby upewnić się, że są wolne od błędów gramatycznych i ortograficznych. List może być skierowany do kierownika działu personalnego lub osoby prowadzącej rozmowy kwalifikacyjne i może poprosić o termin i miejsce, w którym kandydat może się spotkać w celu dalszego omówienia sposobów, w jakie jej umiejętności mogą przynieść korzyści firmie zatrudniającej.
Obowiązki asystenta wykonawczego zazwyczaj obejmują składanie dokumentów, faksowanie, odbieranie telefonów i wykonywanie prac biurowych. Ten rodzaj stanowiska służy zaspokojeniu potrzeb wyższego kierownictwa firmy lub dużej korporacji. Wiceprezesi korporacji, dyrektorzy wykonawczy i urzędnicy finansowi zazwyczaj korzystają z tego rodzaju asystenta. Niektóre stanowiska mogą wymagać, aby asystent wykonawczy zajmował się również drobnymi osobistymi sprawami dyrektora, takimi jak planowanie rezerwacji posiłków, odbieranie klientów i cateringowe lunche biznesowe.
W przypadku ubiegania się o tego typu stanowisko, list motywacyjny do asystenta wykonawczego powinien zazwyczaj ograniczać się do jednej strony. Celem tego listu jest wprowadzenie do kierownika ds. rekrutacji i potencjalnie do dyrektora, któremu stanowisko będzie odpowiadać. Szczegółowe informacje, takie jak poprzednie zatrudnienie, długość pobytu w poprzednich miejscach pracy i wykształcenie, można znaleźć w załączonym CV, które w razie potrzeby może mieć co najmniej dwie strony.
The resume and the executive assistant cover letter can be designed to complement one another in style. The applicant can use basic word editing software to create a letterhead which features her name, address, telephone number, and email address. This letterhead can be printed on the tops of both the resume and letter to create a uniform look that also demonstrates the candidate’s computer skills and attention to detail.
List motywacyjny asystenta wykonawczego powinien być konkretny i zwięzły pod względem adresu, treści i zwrotu grzecznościowego. List może rozpocząć się od zwrócenia się do kierownika ds. rekrutacji, jeśli takie informacje są dostępne, np. „Drogi Panie Gomez”, lub do działu zasobów ludzkich firmy, jeśli nie podano nazwiska. Aby uniknąć niepotrzebnej długości i przegadania, jednostronicowy list zwykle składa się z czterech do pięciu akapitów, z których każdy zawiera od trzech do pięciu zdań. W ostatnim akapicie wnioskodawca może poprosić o zorganizowanie konkretnego spotkania i miejsca, w którym można omówić jej dalsze kwalifikacje podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Charakter tego rodzaju stanowiska wymaga wyjątkowych umiejętności pisarskich, a kandydat powinien kilkakrotnie sprawdzić list, aby upewnić się, że nie występują błędy gramatyczne lub ortograficzne.
Wnioskodawca może uznać za korzystne skorzystanie z listu motywacyjnego asystenta wykonawczego jako okazji do podania przykładu swoich umiejętności zawodowych. Przykładem powinien być konkretny przypadek, w którym kandydatka wykorzystywała umiejętności związane z nową pracą, o którą się ubiega. Na przykład, jeśli nowe kwalifikacje zawodowe obejmują wiedzę na temat pewnego rodzaju programu komputerowego, wnioskodawca może podać przykład, w jaki sposób korzystała z tego rodzaju programu, aby wypełnić prezentację lub serię raportów dla swojego poprzedniego pracodawcy. Wnioskodawca może również wymienić nagrody i wszelkie specjalne wyróżnienia, które mogła otrzymać w poprzednich doświadczeniach zawodowych, które odnoszą się do jej talentów i umiejętności.