Dobry list motywacyjny do życiorysu (CV) skupia się na wyjaśnieniu, dlaczego kandydat nadaje się na dane stanowisko i nie rozwodzi się nad faktami już dostępnymi w CV. Powinien zamiast tego dostarczać nowych lub bardziej szczegółowych informacji, którymi potencjalny pracodawca mógłby być zainteresowany. Powinna również dążyć do powiązania umiejętności i doświadczenia przytoczonego w CV z konkretną pracą, o którą ubiega się wnioskodawca.
CV zwykle zawiera tylko bardzo podstawowe zdania, podczas gdy list motywacyjny do życiorysu wyraźniej ilustruje zdolność kandydata do pisania. Pracodawcy czasami wywnioskowaliby zdezorganizowany umysł po przeczytaniu źle napisanego listu. Wszystkie akapity należy dokładnie sprawdzić pod kątem błędów ortograficznych i gramatycznych, a każdy akapit powinien logicznie następować po poprzednim.
Pod względem formatu list motywacyjny do życiorysu powinien mieć taką samą prezentację jak standardowy list biznesowy. Ten standard różni się w zależności od kultury. W przypadku ubiegania się o pracę w obcym kraju, należy zbadać, w jaki sposób ludzie w tym kraju są powszechnie uczeni tworzenia formalnego listu biznesowego i odpowiedniego dostosowania własnego.
W większości krajów anglojęzycznych listy motywacyjne do CV zwykle wyglądają podobnie, ponieważ standardowe formaty listów biznesowych są również dość podobne. Jednak typowy papier o rozmiarze Letter może się różnić w niektórych z tych krajów. Większość pracodawców prawdopodobnie nie będzie tak zainteresowana rozmiarem drukowanej strony, jak jej treścią, ale zawsze, gdy to możliwe, najlepiej jest przekazać pracodawcy to, do czego jest przyzwyczajony pod względem prezentacji.
Pisząc list motywacyjny do życiorysu, należy mieć na uwadze przede wszystkim interesy pracodawcy. Chociaż ważne jest, aby wyrazić entuzjazm, list motywacyjny nie powinien wyjaśniać, dlaczego praca jest idealna dla kandydata, ale raczej, dlaczego kandydat jest idealny do pracy. Głównym celem listu jest wykazanie, dlaczego kandydat jest najlepszym wyborem na dane stanowisko. Ważne jest, aby list motywacyjny jak najlepiej dostosować do konkretnej roli i organizacji pracy. Nieokreślony list motywacyjny sprawia, że wnioskodawca wydaje się równie ogólny i raczej nie przyciągnie większej uwagi.
List motywacyjny do życiorysu powinien być używany wyłącznie przy ubieganiu się o stanowisko. Nie należy go wysyłać bez CV lub tam, gdzie bardziej odpowiedni byłby list z zapytaniem. List z zapytaniem jest niezamówioną reklamą własnych usług lub prośbą o informacje dotyczące możliwości zatrudnienia. Zwykle jest znacznie krótszy niż list motywacyjny i nie towarzyszy mu CV.