Napisanie listu motywacyjnego do recepcji wymaga podania podstawowych danych kontaktowych, tematu, adresata i pozdrowienia, a także przedstawienia kandydata i dlaczego pisze. Treść listu powinna podkreślać umiejętności i doświadczenie recepcjonistki jako podsumowanie jej CV, używając czasowników i osiągnięć do opisania tego, co się wydarzyło, a nie pustych przymiotników, które subiektywnie opisują umiejętności kandydata. Ostatnia część listu motywacyjnego recepcjonistki zawiera instrukcje dotyczące kontaktu, prośby o rozmowę i podziękowania, po której następuje zdanie końcowe, podpis i, jeśli to konieczne, linia załączników. Wszystkie treści powinny wskazywać na związek między tym, co firma potrzebuje lub chce osiągnąć, a tym, co może zapewnić recepcjonista, dlatego kandydaci powinni zbadać firmę przed napisaniem, aby spersonalizować list, unikając za wszelką cenę schematycznych konstrukcji.
Zdecydowanie najważniejszą rzeczą do zrobienia podczas pisania listu motywacyjnego do recepcji jest sprawdzenie firmy, w której istnieje praca. Gdy firma ma równie wykwalifikowanych kandydatów, potrzebuje pracowników, którzy naprawdę rozumieją cele biznesowe i dobrze pasują do filozofii i misji firmy. Dotyczy to zwłaszcza recepcjonistek, które są pierwszą „twarzą” spotkania klientów firmy. Znajdź fakty na temat firmy, którą kandydat może powiązać ze swoim doświadczeniem i dostosuj list do tych punktów.
Gdy dana osoba wie coś ważnego o firmie, nadszedł czas, aby zacząć pisać list. Wyrównane do lewej, jeden wiersz na zestaw danych, zawiera informacje, takie jak nazwa i adres wnioskodawcy, nazwa i adres firmy, data i wiersz tematu. Zwrot grzecznościowy jest następny i powinien zawierać imię i nazwisko konkretnej osoby — „Kogo to może dotyczyć” nie powinno znajdować się na liście motywacyjnym recepcjonisty w recepcji, ponieważ informuje, że wnioskodawca nie był na tyle poważny, aby poświęcić czas na ustalenie, z kim się skontaktować .
Po wstępnych informacjach pojawia się pierwszy akapit listu z recepcji. W tym akapicie kandydatka powinna się przedstawić, podsumowując, dlaczego pisze. Dopuszczalne jest również wyjaśnienie, w jaki sposób kandydat dowiedział się o pracy recepcjonisty i czego firma od kandydata oczekuje.
W drugim akapicie recepcjonistka powinna bardziej szczegółowo opisać swoje kwalifikacje, odnosząc każdą kwalifikację do wymagań firmy. Na przykład, używając w razie potrzeby wypunktowań, może wyjaśnić, że ma x-letnie doświadczenie lub certyfikat w recepcji na Uniwersytecie Y. Powinna wykorzystać umiejętności uważane za niezbędne w pracy recepcjonisty, takie jak obsługa komunikacji, organizacja i utrzymanie bazy danych . Jedną z pułapek, których należy unikać, jest używanie ogólnych wyrażeń przymiotnikowych, takich jak „Jestem graczem zespołowym”. Te stwierdzenia są subiektywne, nie opisują, co zrobił recepcjonista i potrzebują konkretnych, weryfikowalnych dowodów, aby były skuteczne, takich jak „Moje wysiłki na rzecz współpracy ze wszystkimi członkami personelu doprowadziły do wzrostu ukończenia projektu o 12 procent i nominacji do administracji Pracownik Roku Organizacji Recepcjonistycznej Z.”
Ostatni akapit listu motywacyjnego recepcjonisty powinien informować odbiorcę, że biorąc pod uwagę wymienione doświadczenie i kwalifikacje, CV kandydata lub inne wymagane dokumenty są załączone i że rozmowa kwalifikacyjna będzie mile widziana dla odbiorcy. Powinien również zachęcać odbiorcę do skontaktowania się z wnioskodawcą i odnieść się do jego danych kontaktowych. Ostatnim elementem jest krótkie oświadczenie dziękujące odbiorcy za uwagę i czas.
Zamknięcie listu wymaga elementu zamykającego, takiego jak „Z poważaniem” lub „W podziękowaniu”. Po co najmniej trzy- lub czterokrotnym wciśnięciu powrotu, kandydatka powinna podpisać się swoim nazwiskiem. Dwa wiersze poniżej powinny znajdować się w wierszu załącznika, np. „Załączniki ([liczba załączników])” lub „Załączniki: [lista każdego załączonego elementu oddzielona przecinkami].