Napisanie dobrej odprawy wymaga, abyś pamiętał o swoich zobowiązaniach wobec siebie lub swojej firmy, pracownika i przepisów prawa pracy. Przegląd polityki firmy w zakresie umów o zakazie konkurencji, nieujawniania informacji, odpraw i wszelkich umów związkowych, które wchodzą w grę, jest ważnym krokiem przed przystąpieniem do napisania odprawy. Pamiętaj, aby unikać wszelkich potencjalnie dyskryminujących języków odnoszących się do wieku, płci, rasy i orientacji seksualnej. Charakter pracy pracownika i przyczyny odprawy będą miały wpływ na ton i język listu z odprawą; na przykład pismo zwalniające pracownika sezonowego jest mniej skomplikowane niż pismo o odprawie do stałego pracownika długoterminowego. Twój list powinien zawierać wszystkie szczegółowe dane związane z separacją, takie jak data wypowiedzenia, powody separacji oraz wszelkie szczegóły dotyczące ubezpieczenia i odprawy.
Obowiązki wobec Ciebie i Twojej firmy obejmują ochronę Twojej firmy przed postępowaniem sądowym w przypadku bezprawnego rozwiązania stosunku pracy, a jednocześnie utrzymywanie pozytywnego morale pracowników. Twój przyszły były pracownik prawdopodobnie będzie miał przyjaciół wśród pozostałych pracowników. Zakładając, że odprawa jest łagodna — na przykład zwolnienia pracowników z powodów ekonomicznych — podjęcie wysiłku, aby uspokoić byłego pracownika i zaoferować pozytywne pismo polecające, może rozładować wrogość, która może odbić się na morale personelu. Bądź tak uprzejmy, jak tylko możesz, jednocześnie bardzo jasno określając szczegóły.
W przypadku stałych pracowników należy rozwiązać takie kwestie, jak odprawa, czas urlopu, czas choroby, opcje na akcje i ochrona ubezpieczeniowa. W związku z rozsądną polityką biznesową możesz zasięgnąć porady prawnej przed napisaniem listu o odprawie. Jeśli chodzi o odprawę, czas choroby i czas urlopu, możesz być konkretny bez używania rzeczywistych kwot w dolarach.
Dwutygodniowe wynagrodzenie urlopowe, dziewięciodniowy czas choroby lub sześciomiesięczna odprawa są wystarczająco szczegółowymi wskazaniami odszkodowania dla twojego listu z odprawą. Odniesienia do działań dotyczących opcji na akcje i planów emerytalnych powinny być kierowane przez księgowego i radcę prawnego. Możesz uznać ten list za umowę o odprawę. Składasz ofertę warunków separacji i podpisując umowę o odejściu, pracownik, który ma odejść z pracy, zgadza się z Twoimi warunkami. W przypadku, gdy pracownik jest członkiem związku, ogólna umowa związkowa powinna zawierać wytyczne, których należy przestrzegać w przypadku zwolnienia lub rozwiązania stosunku pracy.
Nie zamieszczaj w swoim odprawie żadnego języka, który odnosi się do płci, wieku, rasy, orientacji seksualnej lub jakichkolwiek innych kwestii, które można uznać za dyskryminujące. Krajowa Rada Stosunków Pracy (NLRB) ma wytyczne dotyczące odpraw dostępne online. Nie wstydź się szukać porady prawnej. Bądź jasny, zwięzły, szczegółowy i tak uprzejmy, jak wymagają tego okoliczności, a Twój list powinien osiągnąć cel harmonijnej separacji.