Istnieje kilka różnych sposobów napisania listu o zaprzestaniu działalności, ale w większości przypadków należy uwzględnić trzy podstawowe rzeczy: oświadczenie o tym, co Twoim zdaniem odbiorca robi źle; co chcesz, aby z tym zrobili; i co zamierzasz zrobić, jeśli nie zastosują się do nich. Tego rodzaju pismo nie jest zwykle postrzegane jako instrument prawny i jako taki zwykle nie musi mieć ustalonego formatu i nie musi być składane w sądzie. Nie musi też być napisane przez prawnika. Tak samo często dobrze jest zachować formalny ton, a wypowiedzi zwięzłe i profesjonalne. W zależności od okoliczności, list ten może później stać się podstawą procesu sądowego, a jeśli tak się stanie, w Twoim najlepszym interesie jest, aby list był jak najbardziej dopracowany i pełen szacunku. Wiele grup prawnych oferuje bezpłatne szablony online, które można śledzić, często z przykładowym językiem i przykładowymi akapitami.
Określ swoje cele
Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, to jak najdokładniej zidentyfikować problem. Istnieje wiele powodów, dla których dana osoba może napisać list o zaprzestaniu działalności. Przykładami są sprawy osobiste, takie jak nękanie lub ciągłe wykroczenie; nękanie przez wierzyciela, oszczerstwo ze strony osoby lub organizacji lub nieuprawnione używanie znaków towarowych lub praw autorskich są również powszechne. Tego rodzaju pisma są zwykle wysyłane, gdy uważasz, że sędzia nakazałby drugiej stronie wstrzymanie postępowania, jeśli sprawa trafi do sądu, ale chcesz uniknąć działań prawnych.
Ważne jest również, aby zdać sobie sprawę, czego tego rodzaju list nie może zrobić. Na przykład nie może sprawić, że ktoś zaprzestanie jakiegoś zachowania — może tylko zapytać i zwrócić uwagę na problem. Jeśli piszesz list, aby powstrzymać zachowanie, które jest nieuchronnie niebezpieczne lub naraża Ciebie lub innych na niebezpieczeństwo, rozsądniej może być poszukanie bardziej formalnego narzędzia prawnego, takiego jak zakaz zbliżania się. Będziesz także musiał być przygotowany na to, że odbiorca odpowie własnymi żądaniami. Czasami ludzie otrzymują tego rodzaju listy i po prostu zmieniają swój sposób, ale nie zawsze. Zanim usiądziesz do pisania, powinieneś przemyśleć wszystkie potencjalne wyniki i odpowiednio zaplanować.
Określ szczegóły
Jest kilka podstawowych rzeczy, które wszystkie listy o zaprzestaniu palenia powinny zawierać, zaczynając od pełnych nazwisk zarówno Ciebie, jak i organizacji, którą reprezentujesz, oraz wszystkich odbiorców. Powinieneś również szczegółowo opisać akcję, w tym daty, godziny i wszelkie dostępne szczegóły. W wielu sprawach związanych z prawami autorskimi i znakami towarowymi autorzy listów dołączają obszerne załączniki przedstawiające wszystkie rzekomo niewłaściwe zastosowania. Może to zarówno uwydatnić zakres problemu, jak i służyć jako zarchiwizowany zapis nadużyć.
Jeśli działanie, które chcesz przerwać, wydaje się naruszać jakiekolwiek prawa, powinieneś je również wymienić. Nie musisz wchodzić w szczegóły, ale stwierdzenie, że dana działalność narusza określone prawo, jest często silniejsze i bardziej przekonujące niż zwykłe stwierdzenie czegoś niejasnego, takiego jak „Twoja działalność jest nielegalna”.
Określ konsekwencje bezczynności
Innym ważnym elementem listu jest krótkie stwierdzenie, co zamierzasz zrobić, jeśli odbiorca nie zrobi tego, o co prosisz. W większości przypadków jest to sformułowane jako bezpośrednie żądanie zaprzestania działania i zazwyczaj należy podać termin. Czasami będziesz chciał, aby akcja natychmiast się zatrzymała; w innych przypadkach bardziej realistyczne jest kilka tygodni lub miesięcy. Wiele zależy od okoliczności. Czasami dobrym pomysłem jest również poinformowanie odbiorcy, że zamierzasz złożyć formalny pozew, jeśli sytuacja nie zmieni się zgodnie z żądaniem.
Skoncentruj się na działaniach, a nie na emocjach
Często zdarza się, że tego rodzaju listy są pisane tylko wtedy, gdy problemy występują już od dłuższego czasu i w takich sytuacjach emocje często są silne. Jednak naprawdę ważne jest, aby zachować neutralny, formalny ton. Wezwanie do zaprzestania działalności nie powinno zawierać obraźliwego lub bluźnierczego języka ani zawierać gróźb poza tymi, które dotyczą działań następczych w ramach systemu prawnego. Pamiętaj, że jeśli wymagane są dalsze działania prawne, pismo prawdopodobnie stanie się częścią oficjalnego rejestru sądowego. To spowodowałoby, że list byłby dokumentem, który zostałby sprawdzony przez sądy i stałby się częścią publicznego rejestru, a jeśli jest nieprofesjonalny lub bardzo emocjonalny, mógłby źle na ciebie wpływać.
Pomyśl o formatowaniu
Tak naprawdę nie ma „niewłaściwego” sposobu napisania tego rodzaju listu, ale błądzenie po stronie formalności jest zwykle najlepszym sposobem działania. Ogólnie rzecz biorąc, list powinien mieć format listu biznesowego. Twoje imię i nazwisko oraz adres, nazwa i adres odbiorcy oraz data pisma powinny poprzedzać treść pisma. List powinien zawierać Twój oryginalny podpis na końcu i powinieneś zachować co najmniej jedną kopię oryginalnego listu.
Dobrym pomysłem jest również wysłanie listu listem poleconym, ponieważ zmusi to odbiorcę do potwierdzenia odbioru i zarejestruje to samo. Oznacza to, że dana osoba nie może twierdzić, że list nie został otrzymany, gdyby kiedykolwiek konieczne było podjęcie dalszych kroków prawnych.