Napisanie listu windykacyjnego wiąże się z przygotowaniem listu biznesowego, który jasno określa jego cel i jest zgodny z prawem Twojej jurysdykcji w zakresie praktyk windykacyjnych. Zazwyczaj będziesz musiał podać informacje o długu, który próbujesz odzyskać, oraz należną kwotę. W niektórych krajach może być również wymagane podanie języka, który daje dłużnikowi 30 dni na zakwestionowanie ważności długu i przestrzeganie standardowego formatu listu windykacyjnego. Chociaż windykatorzy mogą być stanowczy, w większości jurysdykcji obowiązują przepisy zabraniające używania kłamstw, gróźb i taktyk zastraszania przy ściąganiu długów. W rzeczywistości możesz zacząć od łagodniejszego podejścia do ściągania długu i stopniowo pracować nad bardziej stanowczymi wezwaniami do zapłaty.
Kiedy musisz napisać list windykacyjny, pierwszym krokiem może być poznanie przepisów dotyczących windykacji w Twojej okolicy. Być może będziesz musiał napisać list w określonym formacie lub uniknąć niektórych rodzajów oświadczeń w postępowaniu windykacyjnym. W niektórych miejscach możesz zostać poproszony o wskazanie, że celem pisma jest windykacja długu lub konkretnie określenie siebie jako windykatora. Podobnie możesz zostać poproszony o poinformowanie odbiorcy listu, że wykorzystasz wszelkie informacje, które uzyskasz w celu odzyskania długu.
Zazwyczaj musisz opatrzyć datą pismo windykacyjne, a niektóre jurysdykcje mogą wymagać, abyś stwierdził, że odbiorca ma 30 dni na zakwestionowanie ważności długu. Może być również wymagane podanie adresu firmy oraz danych kontaktowych. Jeśli adres, pod którym chcesz otrzymywać płatności, różni się od adresu fizycznego Twojej firmy, konieczne może być również podanie adresu fizycznego.
Treść Twojego listu windykacyjnego powinna być jasna i łatwa do zrozumienia. Zwykle musisz określić dług, który próbujesz odzyskać, oraz należną kwotę. Jeśli odzyskujesz dług dla innej firmy, być może będziesz musiał również zidentyfikować tę firmę. List windykacyjny musi zawierać wyłącznie informacje zgodne z prawdą. W większości miejsc obowiązują przepisy zabraniające używania kłamstw w celu ściągania długów i to samo dotyczy gróźb i taktyk zastraszania.
Często wstępny list windykacyjny służy jako delikatne przypomnienie, że pieniądze są należne. W niektórych przypadkach dłużnik może zapomnieć o zapłaceniu rachunku lub doświadczyć przejściowych kłopotów finansowych. W takim przypadku rozpoczęcie pisemnych procedur windykacyjnych w bardziej przyjaznym tonie może zachęcić go do szybszej zapłaty. Jeśli to nie zadziała, konieczne może być wysyłanie listów o coraz ostrzejszym tonie.