Koszty administracyjne to koszty, które nie uwzględniają konkretnego obszaru działalności, takiego jak marketing czy produkcja. Ważne jest, aby dokładnie zaplanować wydatki administracyjne, ponieważ administracja firmy jest często sercem efektywnych operacji. Aby obliczyć koszty administracyjne, niezbędne jest prowadzenie dobrej ewidencji i uwzględnienie wszystkich możliwych zmiennych. Przy dobrej ewidencji obliczanie wydatków jest tak proste, jak sumowanie sum paragonów.
Stałe koszty administracyjne to takie, które zwykle nie zmieniają się z miesiąca na miesiąc. Może to obejmować takie rzeczy, jak rachunki telefoniczne, wynagrodzenie lub wydatki na ubezpieczenie. Chociaż mogą się one okresowo zmieniać, na przykład w wyniku zatrudniania lub utraty pracownika, koszty te zazwyczaj pozostają takie same z miesiąca na miesiąc.
Koszty zmienne mogą obejmować niektóre wydatki częściowo stałe, takie jak rachunki za gaz lub energię elektryczną. Chociaż mogą się one nieznacznie różnić z miesiąca na miesiąc, zazwyczaj pozostają w bliskim zakresie. Aby właściwie rozliczyć koszty częściowo stałe, spróbuj utworzyć średni koszt miesięczny, sumując rok kosztów i dzieląc przez 12. Daje to odpowiednie pojęcie o miesięcznych lub kwartalnych wydatkach.
Potrzeby w zakresie zaopatrzenia mogą się od czasu do czasu zmieniać, powodując różnice w kosztach administracyjnych. Obliczenia dostaw mogą obejmować takie pozycje jak papier, toner lub materiały wysyłkowe, ale mogą również obejmować większe zakupy, takie jak nowe komputery, meble biurowe lub benzyna do pojazdów służbowych. Dobre prowadzenie dokumentacji ma kluczowe znaczenie dla śledzenia zarówno kosztów, jak i regularności zamówień na dostawy. Prowadzenie prostego pliku arkusza kalkulacyjnego, który zawiera typ zakupu, datę zakupu i koszt, ułatwi zestawienie wydatków na dostawy.
Wiele firm będzie dysponować pewnymi uznaniowymi funduszami administracyjnymi na określone cele. Mogą to być środki na szkolenia lub seminaria, przyjęcia świąteczne, premie lub usługi pracownicze, takie jak automaty sprzedające. Ustalenie ostrożnego budżetu na wydatki dyskrecjonalne może pomóc w utrzymaniu wydatków w ryzach, zapewniając jednocześnie najlepsze możliwości dla pracowników.
Firmy mogą również czasami uwzględniać złą ochronę płatności w swoich wydatkach administracyjnych. Niestety, prawie każda firma od czasu do czasu trafia na celownika fałszywego czeku lub oszukańczej transakcji. W przypadkach, w których ściganie jest niepraktyczne lub niemożliwe, złe fundusze na płatności mogą pomóc w powstrzymaniu marż zysku.
Kiedy wydatki administracyjne są dokładnie obliczane i porównywane z zyskami, łatwo jest zobaczyć, gdzie można dokonać cięć lub rozszerzeń. Wiedza o tym, czy opłaca się zatrudnić innego pracownika, poszukać tańszych materiałów eksploatacyjnych lub unowocześnić systemy komputerowe, można szybko zrozumieć, analizując budżet i wydatki na administrację. Eksperci zalecają, aby dobre śledzenie wydatków administracyjnych było codziennym zadaniem, które jest regularnie monitorowane i sprawdzane pod kątem możliwych ulepszeń.