W ramach procesu zamykania roku finansowego firmy posiadające aktywa fizyczne zazwyczaj muszą przeprowadzić inwentaryzację aktywów. Celem inwentaryzacji aktywów jest fizyczne zliczenie i udokumentowanie lokalizacji wszystkich aktywów wymienionych w sprawozdaniu finansowym. Proces ten jest uważany za część przygotowań wymaganych na koniec każdego roku i zazwyczaj jest planowany na trzy do czterech tygodni przed faktycznym końcem roku.
Istnieją cztery elementy, które zazwyczaj muszą wystąpić w inwentaryzacji aktywów: przegląd listy aktywów z dokumentacji finansowej, fizyczna inspekcja każdego zasobu, ustalenie, czy wycena musi ulec zmianie, oraz dodanie nowych aktywów. Proces ten może być prosty lub złożony, w zależności od liczby zasobów i ich względnej lokalizacji. Należy zauważyć, że spis ten może zostać wypełniony przez personel wewnętrzny lub przez stronę trzecią. Najważniejszą częścią tego inwentarza jest upewnienie się, że każdy przedmiot jest fizycznie kontrolowany.
Pierwszym krokiem w inwentaryzacji aktywów jest przegląd listy aktywów, które zostały uwzględnione w sprawozdaniach finansowych z poprzedniego roku. Wszystkie przedmioty, które zostały zutylizowane lub zdemontowane w ciągu roku, należy usunąć z listy. Do pliku należy dołączyć kopię instrukcji i wyceny przedmiotu na tym etapie.
Następnym krokiem jest zorganizowanie zasobów według fizycznej lokalizacji w ramach przygotowań do inspekcji. W celu sporządzenia należy zorganizować spis inwentarzowy. Każdej pozycji należy nadać unikalny numer oraz sposób wskazania, że pozycja została umieszczona w inwentarzu. Niektóre firmy stosują naklejki, podczas gdy inne wykorzystują system skanowania kodów kreskowych do aktualizacji ewidencji.
Istnieją dwie pozycje, które zwykle należy sprawdzić podczas inwentaryzacji aktywów: istnienie pozycji we wskazanej lokalizacji oraz stan pozycji. Na przykład, jeśli towar jest uszkodzony lub w złym stanie, należy to wskazać w spisie inwentarzowym. Może to skutkować obniżoną wyceną przedmiotu.
Wszelkie nowe aktywa, które zostały zakupione lub nabyte w ciągu roku, należy dodać do listy inwentarza aktywów. Szczegóły, które należy uwzględnić, to klasyfikacja, opis, lokalizacja i wycena aktywów. Wszelkie przedmioty, które zostały zakupione, ale jeszcze nie znajdują się w lokalu, mogą zostać wyłączone z wykazu aktywów, o ile ich wartość nie jest uwzględniona w wycenie aktywów w sprawozdaniu finansowym.