System inwentaryzacji to wewnętrzna metoda stosowana przez firmę do zamawiania, kontrolowania i rozliczania produktów sprzedawanych konsumentom. System inwentaryzacji dla małych firm będzie odzwierciedlał proces dużej firmy, aczkolwiek w mniej intensywnym środowisku, biorąc pod uwagę różnicę w wielkości między firmami. W środowisku biznesowym powszechne są dwa rodzaje systemów inwentaryzacji: okresowe i wieczyste. Są to systemy oparte na rachunkowości, chociaż firma często buduje swoje praktyki inwentaryzacyjne wokół tych systemów.
To, który system inwentaryzacji dla małych firm jest najlepszy dla danej firmy, często zależy od rodzaju sprzedawanych przez firmę towarów. Na przykład małe firmy, które sprzedają podobne towary lub duże grupy towarów, mogą bardziej skorzystać z systemu okresowych inwentaryzacji, który aktualizuje się tylko raz w miesiącu lub co kwartał. Jest to korzystne, ponieważ mała firma zaczyna co miesiąc od stanu inwentarza otwarcia i aktualizuje go na koniec okresu rozliczeniowego. Eliminuje to potrzebę poświęcania czasu na liczenie przedmiotów, które nie są łatwe do oddzielenia lub wymagają czasochłonnego procesu, który odciąga od działań generujących pieniądze.
System ciągłego inwentaryzacji jest znacznie bardziej zaangażowany; w ramach tego systemu firma będzie aktualizować swoją księgę rachunkową po każdym zakupie, sprzedaży lub korekcie na koncie magazynowym. Ten system inwentaryzacji dla małych firm sprawdza się dobrze w przypadku firm posiadających pojedyncze przedmioty lub produkty inwentaryzacyjne, które są niezwykle cenne. Jest to bardziej czasochłonne, ale zapewnia większą dokładność małym firmom i możliwość dokładnego zamawiania zapasów bez posiadania zbyt wielu produktów pod ręką.
Wycena zapasów jest również ważną cechą systemu inwentaryzacji dla małych firm. Wycena określa koszt na koncie magazynowym firmy oraz koszt własny sprzedanych towarów dla każdego okresu rozliczeniowego. W biznesie najczęściej stosuje się trzy metody: pierwsze weszło, pierwsze wyszło (FIFO); ostatnie weszło, pierwsze wyszło (LIFO); oraz obliczenie średniego ważonego kosztu. FIFO wymaga, aby firma sprzedawała najstarsze towary, które są wymienione jako pierwsze na koncie zapasów księgi rachunkowej. Spowoduje to, że najwyższy koszt pozostanie na rachunku zapasów i najniższy koszt sprzedanych towarów, co spowoduje wyższy dochód netto wykazany w rachunku zysków i strat. LIFO jest przeciwieństwem FIFO; w związku z tym koszt sprzedanych towarów jest wyższy, a zapasy są niższe niż FIFO. Metoda średniej ważonej oblicza nowy koszt dla każdej pozycji magazynowej po dokonaniu zakupów i korekt na koncie.
Wybór metody wyceny dla systemu inwentaryzacji dla małych firm będzie zależał od tego, w jaki sposób firma chce raportować dochód netto. Ogólna teoria mówi, że FIFO zgłasza wyższy dochód netto, co skutkuje wyższym zobowiązaniem podatkowym dla małej firmy. Może to stworzyć trudną sytuację w zakresie przepływu środków pieniężnych, jeśli firma będzie musiała płacić podatki władzom krajowym lub lokalnym.