Jak rozpoznać defraudację?

Często może być trudno rozpoznać, że dochodzi do defraudacji, ponieważ kradzieży pracowników często dokonują najbardziej zaufane osoby w organizacji. Malwersant może przyjść do pracy wcześniej i zostać do późna, wykazując takie same zachowania, jak każdy modelowy pracownik. Niektóre oznaki defraudacji to niedokładne lub podejrzane księgi, niewłaściwie zbilansowane konta i nadmierne skurczenie się lub złom. Malwersant często można rozpoznać po jego nieobliczalnym zachowaniu lub zmianach stylu życia, ponieważ wiele osób ma trudności z radzeniem sobie z poczuciem winy za okradanie pracodawcy.

Defraudacja niekoniecznie wiąże się z bezpośrednią kradzieżą gotówki, chociaż czasami tak jest. Powszechne formy kradzieży pracowników obejmują sprzeniewierzenie materiałów biurowych lub firmowych lub niewłaściwe oznaczanie dobrych towarów jako złomu lub skurczu. Niewłaściwe użycie firmowej karty kredytowej to kolejna powszechna forma defraudacji, zwłaszcza jeśli nikt nie śledzi opłat. Można również zastosować podwójne rozliczanie i inne sztuczki księgowe. Defraudację ogranicza jedynie kreatywność złodzieja, a nowe sposoby na okradanie pracodawcy są zawsze wymyślane.

Aby stwierdzić, czy ktoś, komu ufasz, kradnie Twój biznes, może wymagać uważnego spojrzenia i umiejętności emocjonalnego wycofania się z sytuacji. Malwersanci często cieszą się dużym zaufaniem w firmie lub organizacji, co daje im dostęp do pieniędzy, a jednocześnie eliminuje ich podejrzenia. Wielu defraudantów to jednak złodzieje po raz pierwszy, więc często popełniają błędy lub zachowują się niekonsekwentnie. Jeśli pracownik nagle nalega na zabranie swojej pracy do domu lub dokonał nagłej zmiany stylu życia, może być coś nie tak. Wielu malwersantów wydaje pieniądze zamiast je oszczędzać, więc nagłe, niewyjaśnione zakupy mogą wskazywać, że ma miejsce defraudacja.

Większość firm akceptuje pewne ograniczenia, chociaż nadmierne poziomy lub nagłe zmiany często wskazują, że pracownik może kraść. W przypadku nagłego wzrostu kurczenia się lub niewyjaśnionych niedoborów zapasów, możesz chcieć przeprowadzić wyrywkowe kontrole lub poprosić kogoś innego o ponowne sprawdzenie pracy pracowników, którzy mogą być odpowiedzialni. Może to również dotyczyć nieprawidłowo zbilansowanych ksiąg, źle zorganizowanych sprawozdań finansowych lub płatności, które wyglądają na duplikaty. Oskarżenie kogoś o defraudację bez dowodu może być katastrofalne, więc takie oznaki powinny być zwykle badane ostrożnie.

Istnieje również wiele sposobów na powstrzymanie lub zapobieżenie defraudacji, niezależnie od tego, czy podejrzewasz, że ma ona miejsce. Tasowanie grafików dyżurów lub projektów może zniechęcić złodzieja do działania, ponieważ będzie wiedział, że ktoś może dowiedzieć się o jego planie. Audyty z zaskoczenia mogą być również skuteczne zarówno w wykrywaniu kradzieży, jak i zapobieganiu defraudacji w przyszłości. Jeśli potencjalny złodziej wie, że jego praca może zostać skontrolowana w dowolnym momencie, może nie zrealizować planów defraudacji.