Możesz śledzić zaległy czek, rejestrując numer czeku i kwotę płatności w swojej książeczce czekowej i odejmując kwotę czeku od swojego zapisu dostępnego salda na koncie, z którego czek jest wystawiany. Po przedstawieniu czeku do zapłaty Twój bank usunie pieniądze z Twojego konta. Następnie bank powiadamia Cię, że transakcja dotycząca czeku została zakończona, zwykle dostarczając miesięczny wyciąg z konta, na którym czek jest zapłacony, a w niektórych przypadkach dostarczając oryginał lub kopię anulowanego czeku do Twoich plików.
Czek jest prawnym substytutem gotówki. Każdy dokument czekowy zawiera pewne standardowe informacje, w tym nazwę banku, numer rozliczeniowy i numer konta, który wskazuje, gdzie znajduje się konto zawierające pieniądze na opłacenie czeku, oraz numer czeku w prawym górnym rogu. Informacje te są wykorzystywane przez strony transakcji i bank do śledzenia czeku za pośrednictwem systemu płatności.
Każdy właściciel konta czekowego jest odpowiedzialny za prowadzenie dokładnej ewidencji salda na koncie. Podobnie jak gotówka, możesz użyć czeku, aby dokonać płatności bez uprzedniego powiadomienia banku lub oficjalnego odłożenia pieniędzy na koncie. Bank nie ma możliwości dowiedzenia się, że określone środki na rachunku bieżącym zostały obciążone niespłaconym czekiem, dopóki czek nie zostanie przedstawiony bankowi do zapłaty. Gdy czek opuści Twoją własność, dosłownie nie ma możliwości śledzenia go, dopóki odbiorca nie przedstawi go do zapłaty.
Zaległy czek może być tylko powierzchownie śledzony na papierze przez posiadacza rachunku po wystawieniu czeku. Następnie znika z dowolnego systemu śledzenia, podczas gdy odbiorca trzyma czek. Pojawia się ponownie do śledzenia, gdy odbiorca przedstawi go do zapłaty. Jeśli odbiorca przetrzymuje czek przez zbyt długi czas bez deponowania go do zapłaty, zwykle stwarza to problem w ewidencji posiadacza rachunku. Pieniądze pozostają dostępne na rachunku, który jest faktycznie obciążony niespłaconym czekiem, co stwarza okazję do niewłaściwego zarządzania środkami i debetów na rachunku.
Właściciele kont śledzą zaległy czek na papierze, prowadząc księgę rachunkową, która odzwierciedla rzeczywiste saldo konta w dowolnym momencie. W księdze rejestrujesz numer czeku i odliczasz kwotę czeku od salda na koncie. Saldo w księdze będzie różnić się od salda na koncie do momentu przedstawienia czeku do zapłaty, ale odzwierciedla dostępne saldo niezaangażowanych środków. Pod koniec miesiąca bank dostarcza wyciąg z konta, a czasami kopie anulowanych czeków, dzięki czemu można pogodzić księgę z aktywnością na koncie.