Powitanie na automatycznej sekretarce biznesowej, którego używasz, powinno być dość krótkie i rzeczowe, ale możesz go użyć jako sposobu na zademonstrowanie, co Twoja firma ma do zaoferowania. Twój ogólny ton wiadomości powinien być profesjonalny i informować dzwoniących, że chociaż ich połączenie nie zostało w tym momencie nieodebrane, są oni ważni i planujesz jak najszybciej skontaktować się z nimi. Jednak w ramach tego nie powinieneś wskazywać, że rozmawiasz z kimś ważniejszym niż osoba dzwoniąca. Powitanie na automatycznej sekretarce biznesowej powinno być również dostosowane w sposób, który uznasz za odpowiedni dla Twojej firmy i potrzeb.
Powitanie na automatycznej sekretarce biznesowej to wiadomość nagrana na firmowej poczcie głosowej lub automatycznej sekretarce. Ponieważ ta wiadomość zostanie usłyszana przynajmniej przez część Twoich klientów, powinieneś zadbać o to, aby przekaz był profesjonalny. W większości przypadków nie powinieneś tworzyć wiadomości, która jest głupia lub zabawna, ale zamiast tego dostarczaj ważne i przydatne informacje w sposób profesjonalny i dość szybki. Możesz jednak wykorzystać wiadomość jako szybką okazję do zamieszczenia krótkiego oświadczenia na temat konkretnej usługi, którą oferujesz, na przykład „Dziękujemy za telefon do The House of Pies, domu słynnego na całym świecie ciasta z cukinii i karczochów”.
Informacje podawane w powitaniu na automatycznej sekretarce biznesowej mogą się różnić w zależności od konkretnych potrzeb, chociaż niektóre podstawowe informacje są powszechne. Powinieneś wskazać firmę, do której się udało, w tym konkretną nazwę, jeśli masz osobisty numer firmy lub numer wewnętrzny. Jeśli wiadomość jest do użytku ogólnego, możesz wskazać, że jesteś niedostępny, chociaż wiadomość do wykorzystania po godzinach pracy może zapewnić dzwoniącemu regularne godziny pracy. Nie powinieneś jednak używać żadnego języka, który mógłby oznaczać, że jesteś zajęty zadaniem ważniejszym niż osoba dzwoniąca.
Każde powitanie na automatycznej sekretarce, z którego korzystasz, powinno być również dostosowane do Twoich potrzeb. Jeśli masz służbę ratunkową, którą dzwoniący może aktywować przez naciśnięcie przycisku w celu szybszej reakcji, powinieneś to zaznaczyć w wiadomości. Pomocne może być również przypomnienie dzwoniącym o informacjach, które muszą podać w wiadomości, takich jak imię i nazwisko, dane kontaktowe i powód, dla którego dzwonią. Powinieneś także podziękować dzwoniącemu za telefon na końcu wiadomości i wskazać, że planujesz oddzwonić tak szybko, jak to możliwe.