Aby stworzyć najlepszy układ faktury, zacznij od zaprojektowania szablonu na swoim komputerze. Możesz wyszukiwać w Internecie przykładowe szablony lub po prostu tworzyć własne. Podczas tworzenia szablonu pamiętaj, że ważne jest, aby układ faktury był szczegółowy, ale jednocześnie łatwy do odczytania i zrozumienia. Nie chcesz, żeby ludzie zgadywali, ile ci są winni.
Ogólnie rzecz biorąc, informacje, które powinny być zawarte w układzie faktury, obejmują imię i nazwisko, adres i numer telefonu; nazwa firmy, dla której pracujesz, oraz jej dane kontaktowe; oraz szczegółowy opis wykonanej pracy. Można to podzielić według typu projektu lub daty. Pomocne może być utworzenie tabeli, która określa rodzaj wykonanej pracy, datę zakończenia pracy i liczbę przepracowanych godzin.
Oczywiście najważniejszą częścią układu faktury jest kwota, która jest rozliczana. Określ, czy pobierasz opłatę ryczałtową za towary lub usługi, czy rozliczasz się godzinowo. Jeśli rozliczasz się za godzinę, przygotuj się do okazania dokumentacji określającej przepracowane godziny dziennie. Ten rodzaj układu faktury jest bardziej odpowiedni dla usług świadczonych, na przykład przez niezależnego wykonawcę.
Inny rodzaj układu faktury może dotyczyć sprzedanych towarów. Ten może być znacznie prostszy i zawierać tylko przedmiot, cenę, wszelkie podatki lub dodatkowe opłaty, takie jak wysyłka i całkowitą kwotę. Bez względu na to, do czego tworzysz fakturę, zaprojektuj fakturę, która wyraźnie uwzględnia każde dokonane obciążenie. Każdy zarzut powinien prawdopodobnie mieć własną linię, aby była jasna i łatwa do odczytania. Pamiętaj, aby zanotować wszelkie kredyty na koncie z poprzednich płatności.
Ponadto, niezależnie od tego, czy drukujesz, czy wysyłasz e-mailem swoje faktury, spraw, by wyglądały profesjonalnie i były łatwe do odczytania. Użyj czarnego tekstu i wyraźnej czcionki; nie używaj różnych rodzajów czcionek ani niepotrzebnych obrazów. Możesz również zdecydować się na umieszczenie terminu płatności na fakturze; zależy to od rodzaju firmy, dla której pracujesz, od tego, czy pracowałeś wcześniej lub dostarczałeś dla niej towary, a także od rodzaju stosunku pracy, jaki masz. Jeśli wydałeś numer klienta lub numer faktury, pamiętaj, aby umieścić go również na fakturze.