Niemal każda firma ma w pewnym momencie potrzebę wysłania faktury do klientów. Pomimo wagi tego typu formularza, wielu właścicieli firm nie wie, od czego zacząć, jeśli chodzi o jego wykonanie, dlatego szablon faktury jest często atrakcyjny. Ten rodzaj gotowych formularzy jest często dostępny za darmo w Internecie i może być uważany za dobry sposób na zaoszczędzenie czasu, ale dostępnych jest wiele rodzajów. Wybór najlepszego wymaga rozważenia kilku szczegółów. Zanim wybierzesz szablon faktury, zastanów się, co sprzedajesz, jakie informacje musisz podać i ile szczegółów chcesz uwzględnić.
Jeśli sprzedajesz głównie produkty, będziesz potrzebować innego szablonu faktury niż ktoś, kto oferuje usługi. Formularze dostosowane do firm sprzedających produkty często zawierają miejsce na zapisanie sprzedanej ilości, ceny jednostkowej, podatku, a nawet daty wysłania produktów. Takie informacje nie są konieczne na wzorze faktury dla firmy, która sprzedaje usługi, a nie produkty. Zamiast tego takie formularze musiałyby zawierać liczbę przepracowanych godzin, cenę za godzinę oraz datę wykonania usług. Dlatego ważne jest, aby przed wybraniem szablonu faktury wziąć pod uwagę, co sprzedaje Twoja firma.
Podobnie, ważne jest, aby przed wyborem zastanowić się, jakie informacje chcesz umieścić w szablonie. Większość faktur profesjonalnych zawiera dane kontaktowe zarówno firmy, jak i klienta, a także datę i cenę łączną. Wszystko inne zależy zwykle od właściciela firmy. Na przykład, jeśli czasami oferujesz zniżki, możesz chcieć umieścić na to miejsce w szablonie faktury. Należy również zwrócić uwagę, czy zazwyczaj pobierasz podatek od swoich produktów lub usług, aby wiedzieć, czy wybrana faktura zamówienia powinna zawierać tę sekcję.
Niektórzy właściciele firm lubią proste faktury, które zawierają tylko datę, dane kontaktowe i całkowitą cenę, z niewielkim opisem sprzedawanych produktów lub usług. Inni wolą dużo miejsca, aby zamieścić szczegółowy opis każdego sprzedawanego przedmiotu. Może to pomóc w prowadzeniu dokumentacji, ale jeśli sprzedajesz tylko jeden rodzaj produktu lub usługi, może to być niepotrzebne. Ilość miejsca na informacje to kolejny aspekt, który należy wziąć pod uwagę przed wyborem najlepszego szablonu faktury dla Twojej firmy.