Jeśli Twój pracodawca ma politykę dotyczącą wydatków, która odnosi się do korzystania przez pracowników z pojazdu osobistego do celów służbowych, możesz złożyć wniosek zgodnie z procedurami firmy o zwrot kosztów przejechanych kilometrów. Firma rozliczy ten zwrot jako odliczenie kosztów operacyjnych w swoich deklaracjach podatku dochodowego, w oparciu o rządowe przepisy dotyczące samochodów osobowych używanych do celów biznesowych. Jeśli Twój pracodawca nie ma polisy lub jeśli prowadzisz działalność na własny rachunek, jedynym sposobem uzyskania rekompensaty za korzystanie z samochodu może być odliczenie go jako niezwróconego wydatku biznesowego w zeznaniu podatkowym, w zależności od Twoje lokalne kody podatkowe. Ta metoda zazwyczaj nie zapewnia zwrotu gotówki od rządu. Zamiast tego odliczenie obniży Twój dochód podlegający opodatkowaniu, dzięki czemu będziesz płacić mniej podatków.
Rządy zazwyczaj wprowadzają w swoim kodeksie podatkowym zapisy, które dotyczą biznesowego wykorzystania pojazdu będącego własnością prywatną. Przepisy te określają ramy, które pracodawcy muszą stosować, aby zwrócić ci koszty korzystania z samochodu w celach służbowych. Firmy, które przestrzegają tych zasad, mogą odliczać zwroty dokonane na rzecz pracowników jako wydatki biznesowe w zeznaniu podatkowym firmy.
W Stanach Zjednoczonych przepisy kodeksu podatkowego pozwalają obliczyć kwotę, jaka powinna zostać zwrócona za korzystanie z samochodu, na podstawie dokładnego kosztu wydatków lub stawki ryczałtowej za przejechaną milę. Rządowa stawka zwrotu mil jest ustalana przez każdy rząd i może zmieniać się co roku. Jeśli zdecydujesz się skorzystać z stawki ryczałtowej, powinieneś śledzić liczbę mil przejechanych w celach biznesowych i pomnożyć ją przez obowiązującą w tym czasie stawkę rządową. Stawkę obowiązującą lub obowiązującą w danym roku można zawsze znaleźć na rządowej stronie internetowej.
Zwrot kosztów za przejechane kilometry jest zapewniany przez pracodawcę zgodnie z polityką wydatków pracownika. Twój pracodawca nie jest jednak zobowiązany do zwrotu kosztów, tak jak nie musisz używać swojego osobistego samochodu do prowadzenia działalności. Jeśli używałeś swojego samochodu do celów służbowych i nie otrzymałeś odszkodowania, możesz odliczyć rządowy zwrot przejechanych kilometrów w swoim zeznaniu podatkowym.
Musisz dopełnić pewnych formalności podczas ubiegania się o rządowy zwrot kosztów za korzystanie z samochodu. Zazwyczaj musisz prowadzić dziennik podróży, który wskazuje dzień, godzinę, lokalizację początkową, lokalizację końcową, przebieg i cel każdej podróży służbowej. Ten dziennik należy przekazać pracodawcy wraz z wnioskiem o zwrot kosztów, aby był dostępny w przypadku kontroli podatkowej. Zachowaj go jako część swojej dokumentacji, jeśli prowadzisz działalność na własny rachunek lub składasz wniosek o odliczenie podatku dochodowego od osób fizycznych.