Konto zwrotu mil może dotyczyć dwóch różnych rzeczy. Pierwszy to rodzaj konta posiadanego przez pracownika w firmie, w której jest zatrudniona; kiedy wybiera się na kwalifikowane podróże służbowe, może złożyć formularz zwrotu przejechanych kilometrów, a środki zostaną przelane na konto, które często jest tylko firmową kartą kredytową. Drugi rodzaj konta do zwrotu mil jest tworzony przez samą firmę i zazwyczaj jest to kwota środków określona przez firmę i przeznaczona na potrzeby zwracania pracownikom kosztów podróży służbowych. Pomaga to firmie zarządzać wydatkami i utrzymywać miesięczny lub roczny budżet.
Pierwszy rodzaj konta zwrotu mil to jeden z benefitów często oferowanych pracownikom w większych korporacjach. Zwrot kosztów może obejmować wydatki na paliwo do korzystania z własnego samochodu lub koszty wynajmu samochodu i paliwa, które było potrzebne do auta. Może również obejmować bilety lotnicze, jeśli ten rodzaj podróży jest wymagany, oprócz innych kosztów podróży, takich jak pokój hotelowy. Zwrot przejechanych kilometrów niekoniecznie odnosi się tylko do przejechanych mil. Konta te są czasami nazywane kontami zwrotu kosztów podróży.
Firmy zazwyczaj wymagają od pracowników przedstawienia rachunków, a następnie wystawiają czek w celu zwrotu kosztów, lub mogą po prostu dać pracownikom firmową kartę kredytową do użycia, a następnie wymienić środki na koncie zwrotu mil. Pracownicy powinni uważnie śledzić wydatki, które są wydawane, a następnie zgłaszane do zwrotu, i mieć pewność, że zgłaszane są tylko wydatki kwalifikowane. W przeciwnym razie można stracić przywilej dostępu do konta zwrotu mil lub zostać pozbawiony możliwości odbywania podróży służbowych w przyszłości.
Drugi rodzaj konta zwrotu mil jest używany przez firmy do szerszych celów budżetowania. Pieniądze rzadko są umieszczane na oddzielnym koncie od reszty funduszy płacowych lub wydatków biznesowych, ale często oprogramowanie księgowe jest używane do wyznaczania przeznaczenia środków na tych większych kontach. Określona kwota miesięczna lub roczna może być dozwolona w przypadku zwrotu mil, a jeśli pracownicy przekraczają tę kwotę, liczba dozwolonych podróży służbowych może zostać zmniejszona lub może zostać przeprowadzony audyt, aby upewnić się, że środki są być właściwie używane. Prowadzenie księgowości w ten sposób pozwala również na łatwiejszą księgowość oraz bilansowanie przychodów i strat na koniec roku.