W celu uzyskania kopii poświadczonego aktu urodzenia, wnioskodawca będzie musiał wypełnić wniosek o wydanie aktu urodzenia. Wniosek ten można uzyskać na wiele sposobów, zazwyczaj w urzędzie stanu cywilnego w jurysdykcji, w której urodziła się osoba, której akt urodzenia chcesz uzyskać. Wniosek dotyczący aktu urodzenia zazwyczaj wymaga od strony wnioskującej podania jak największej ilości informacji w celu zidentyfikowania żądanego aktu urodzenia. Po wypełnieniu wniosku wnioskodawca odeśle go z powrotem do odpowiedniego urzędu stanu cywilnego, zazwyczaj wraz z opłatą.
Wnioski o akt urodzenia są zazwyczaj wystawiane, odbierane i przetwarzane przez biuro rejestrów stanu cywilnego danej jurysdykcji. Zasadniczo każdy, kto chce uzyskać poświadczony odpis aktu urodzenia, może znaleźć ten wniosek, kontaktując się z odpowiednim urzędem telefonicznie lub pobierając go ze strony internetowej urzędu. Dostępność tych aplikacji dla ogółu społeczeństwa będzie jednak zależeć od przepisów jurysdykcji.
Standardowy wniosek o wydanie aktu urodzenia wymaga, aby strona wnioskująca wprowadziła jak najwięcej informacji o osobie, której aktu urodzenia poszukuje. Na przykład wniosek może poprosić o imię i nazwisko osoby, datę i miejsce urodzenia, a także imię jej matki i imię ojca. Wprowadzając tyle informacji o osobie, które są znane we wniosku o wydanie aktu urodzenia, wnioskodawca pomoże wydziałowi w zlokalizowaniu żądanego aktu urodzenia. Im więcej wpisanych informacji, tym większe szanse, że dana osoba będzie w stanie uzyskać kopię aktu urodzenia.
Po wypełnieniu wniosku o wydanie aktu urodzenia, wnioskodawca będzie musiał złożyć wypełniony wniosek do właściwego urzędu stanu cywilnego wraz z wszelkimi niezbędnymi opłatami. Niektóre jurysdykcje wymagają również, aby strona wnioskująca przedstawiła poświadczone notarialnie zaprzysiężone oświadczenie, że jest ona prawnie upoważniona do otrzymania kopii aktu urodzenia. Zdarzają się również częste przypadki, w których urząd stanu cywilnego prawdopodobnie zrezygnuje z opłaty. Na przykład, prawnicy okręgowi, którzy żądają kopii aktu urodzenia do celów egzekucji alimentów, często mogą zostać zwolnieni z opłaty. Ponadto weterani wojskowi, którzy potrzebują odpisu aktu urodzenia w celu ustalenia swoich świadczeń wojskowych, mogą również zostać zwolnieni z opłat.