Uzyskanie najlepszego oprogramowania do kalkulacji kosztów działań często jest ważnym krokiem w monitorowaniu i kontrolowaniu kosztów biznesowych. Firma zwykle ma wiele różnych linii kosztów, a oprogramowanie do kalkulacji kosztów działań powinno raportować wszystkie te linie, aby dokładnie wiedzieć, dokąd trafiają pieniądze. Koszty mają przynosić zyski, dlatego warto poszukać systemu porównywania przychodów i kosztów. Raporty o kosztach i zyskach są zwykle potrzebne do prezentacji i celów archiwalnych, a program, który to oferuje, jest zwykle lepszy. Większość firm posiada bazy danych, a jeśli informacje o kosztach działań można łatwo zintegrować z bazą danych, może to ułatwić kontrolę kosztów.
Firma często musi korzystać z pieniędzy z wielu różnych powodów, a każdy z nich jest znany jako linia kosztów. Niektóre wspólne linie obejmują marketing, tworzenie produktów, płace pracowników i inne koszty operacyjne. Jeśli oprogramowanie do kalkulacji kosztów działań po prostu mówi, że wydałeś 1,000 USD, może to nie być tak skuteczne, jak program, który mówi, że wydałeś 200 USD na pracowników, 600 USD na tworzenie produktu i 200 USD na marketing. Zwykle lepiej jest dokładnie wiedzieć, na co trafiają pieniądze, więc kalkulacja kosztów oprogramowania, które raportuje różne linie kosztów, jest zwykle lepsze.
Kiedy wydajesz pieniądze na swoją firmę, oczekuje się, że pieniądze te wzrosną dzięki sprzedaży lub innym strategiom przynoszącym zyski. Aby sprawdzić, czy koszty uzasadniają ich przychody, zwykle najlepiej jest, jeśli oprogramowanie do kalkulacji kosztów działań ma system porównywania przychodów. Spowoduje to porównanie, ile wydałeś na linie kosztów i pokaże, ile przychodu uzyskałeś dzięki wydatkom.
Raporty o zyskach i kosztach są ważne z wielu powodów, zwłaszcza jeśli chodzi o wydawanie pieniędzy przez firmę. Oznacza to, że oprogramowanie do kalkulacji kosztów działań prawdopodobnie powinno być wyposażone w narzędzia do raportowania i analizy. Szczegółowe raporty są zwykle lepsze, więc oprogramowanie do kalkulacji kosztów powinno być w stanie raportować wiele różnych aspektów kosztów i przychodów.
Znaczenie danych oznacza, że Twoja firma w 2011 roku najprawdopodobniej posiada bazę danych. Konsolidacja danych biznesowych zwykle ułatwia znajdowanie, pobieranie i używanie tych danych. Jeśli oprogramowanie do kalkulacji kosztów działań ma funkcję łatwej integracji, potrzeba mniej pracy, aby te dwa elementy współpracowały ze sobą. W przeciwnym razie może być konieczne wykonanie skomplikowanych funkcji ręcznego eksportowania i importowania, co może być trudne i może zmniejszyć efektywność oprogramowania kalkulacyjnego.