Wybór najlepszego oprogramowania organizatora do śledzenia dokumentów cyfrowych, obrazów i wpisów może być trudnym procesem. Dostępnych jest wiele dobrych aplikacji do organizowania, które ułatwiają to zadanie. Uzyskanie najlepszego oprogramowania organizatora jest możliwe poprzez określenie, co należy przechowywać w formie elektronicznej, preferencji dotyczących przechowywania online lub na komputerze, wymaganej ilości miejsca do przechowywania oraz sposobu dodawania, sortowania, udostępniania i pobierania plików przez użytkowników.
Pierwszym krokiem w wyborze najlepszego oprogramowania do porządkowania jest podjęcie decyzji, co należy zorganizować i jak powinno być zorganizowane w celu oczyszczenia plików cyfrowych. Odpowiednie oprogramowanie organizatora umożliwia użytkownikom szybkie przesyłanie plików cyfrowych, takich jak dokumenty, arkusze kalkulacyjne, przepisy kulinarne, zdjęcia, muzyka i filmy, do łatwego w zarządzaniu systemu archiwizacji. Dostępne są aplikacje do organizowania osobistego, które automatycznie konfigurują pliki, a pliki te można dostosować do dowolnych typów multimediów.
Następnie wybierz oprogramowanie organizatora, do którego można uzyskać dostęp za pośrednictwem programu komputerowego opartego na dysku twardym, internetowego lub mobilnego systemu organizowania. Zastanów się, w jaki sposób pliki będą dostępne i udostępniane, i wybierz organizatora, który ma największy sens. Należy pamiętać, że pliki przechowywane na komputerze muszą być chronione przez oprogramowanie antywirusowe i chroniące przed programami szpiegującymi. Oprogramowanie do organizowania urządzeń mobilnych jest chronione przez szyfrowanie na różnych poziomach w zależności od dostawcy.
Najlepszym wyborem w oprogramowaniu organizatora będzie system archiwizacji, który ma odpowiednią przestrzeń do przechowywania plików elektronicznych, z możliwością dodania większej ilości miejsca w razie potrzeby. Niewybranie usługi organizatora z wystarczającą ilością miejsca może skutkować niekompletnymi lub uszkodzonymi plikami cyfrowymi, których nie będzie można używać. W przypadku dokumentów zaleca się użycie co najmniej 1-2 GB pamięci do organizowania aplikacji. W przypadku filmów, obrazów i wideo wybierz system o znacznie większej pojemności, ponieważ pliki te mogą być bardzo duże. Zalecane jest aż 250 GB.
Na koniec, wybierając odpowiednie oprogramowanie organizatora, zastanów się, w jaki sposób pliki będą przesyłane, sortowane, udostępniane i pobierane przez użytkowników. Pliki można konwertować do formatów cyfrowych i przesyłać do oprogramowania do organizowania, aby ułatwić ich przechowywanie. Znajdź program, który umożliwia niestandardowe zarządzanie plikami. Istnieje wiele dobrych darmowych programów do organizowania, które umożliwiają użytkownikom szybkie udostępnianie i sortowanie plików za pośrednictwem poczty e-mail, SMS-ów, sieci społecznościowych i wirtualnych kanałów komunikacji. Są to wszystkie ważne czynniki, które mogą z czasem sprawić, że program do organizowania organizacji będzie łatwy lub trudny w użyciu.