Wybór najlepszego przypomnienia o wizycie będzie zależał od jego zastosowania i celu. Porównując różne systemy przypominania o spotkaniach, osoba musi określić, czy system będzie przeznaczony do użytku osobistego, czy też służy do przypominania innym osobom o ich spotkaniach. System przypominania o wizytach, który jest używany przez gabinet lekarski do przypominania pacjentom, na przykład o zbliżającej się wizycie, będzie się znacznie różnić od systemu przypominania, który służy po prostu do pomagania danej osobie w lepszym zorganizowaniu własnego harmonogramu.
Wybierając system przypominania o spotkaniach, ważne jest, aby wziąć pod uwagę wszystkie różne metody, które system może wykorzystać do przypominania użytkownikom lub klientom o ich spotkaniach. Wiele systemów może wysyłać przypomnienia za pośrednictwem poczty e-mail, wiadomości tekstowych lub automatycznych połączeń telefonicznych. Dla osoby, która szuka prostego przypomnienia, podstawowy kalendarz online może wysłać użytkownikowi wiadomość e-mail, która poinformuje go o zbliżającym się spotkaniu. Osoby potrzebujące przypomnienia o spotkaniu w zastosowaniach komercyjnych mogą wdrożyć systemy, które umożliwiają wielokrotne wysyłanie wielu przypomnień do klientów za pośrednictwem wielu kanałów dostawy, takich jak przypomnienia SMS lub wiadomości telefoniczne.
Wiele przypomnień o spotkaniach do użytku osobistego ma standardowy interfejs. Te przypomnienia umożliwiają użytkownikom wprowadzanie nie tylko nadchodzących terminów, ale także nadchodzących urodzin, wydarzeń i spotkań w ramach tego samego programu. Popularniejsze programy pozwalają również na wgranie dodatkowych dokumentów i materiałów, które są związane ze zbliżającym się spotkaniem. Ta funkcja zapewnia większą wygodę, ponieważ użytkownicy mogą przesyłać dowolne dokumenty potrzebne na konkretne spotkanie i mieć do nich dostęp w dowolnym momencie.
W przypadku przypomnień o spotkaniach handlowych użytkownicy mogą przesłać listę swoich obecnych klientów, a po zaplanowaniu nowych spotkań system automatycznie wyśle do nich przypomnienia na różne sposoby. Ta funkcja jest niezwykle przydatna dla firm, które regularnie planują wizyty klientów, takich jak gabinety lekarskie czy salony fryzjerskie. Komercyjny system przypominania o spotkaniach tej wielkości daje również użytkownikom możliwość tworzenia szczegółowych raportów dotyczących liczby klientów, z którymi się skontaktowano, a także liczby klientów, którzy potwierdzili lub odwołali swoje spotkania. Oprócz szczegółowych raportów przypomnienia o spotkaniach handlowych umożliwiają również udostępnianie danych o spotkaniach wielu stronom, co zapewnia wszystkim dostęp do najbardziej aktualnych informacji.