System zamówień zakupu to sekwencja kroków, które osoba musi przejść, aby poprosić o nabycie towarów i usług na użytek firmy. Systemy te zapewniają ścieżkę audytu do śledzenia przepływu środków finansowych firmy. W środowisku biznesowym systemów istnieje wiele systemów. Większość z nich skupia się na systemie księgowo-dokumentacyjnym firmy. Wybór najlepszego systemu zamówień wymaga rozważenia szeregu czynników związanych z systemami biznesowymi firmy.
Właściciele firm i menedżerowie powinni zdecydować, czy chcą korzystać z ręcznego czy zautomatyzowanego systemu zamówień. Systemy ręczne zwykle wykorzystują notatniki papierowe, które zawierają kolejno ponumerowane zamówienia. Pracownik wypełni formularz, który zazwyczaj wymaga dostawcy, ceny, ilości, opisu i kodu księgowego przed przesłaniem go do zatwierdzenia. Dokumenty te zazwyczaj zawierają kopię przechowywaną w aktach. Zautomatyzowany system działa podobnie, z wyjątkiem tego, że pracownicy będą korzystać z oprogramowania biznesowego lub księgowego firmy i wypełniać elektroniczny dokument zamówienia zakupu.
Przy wyborze systemu zamówień dużą rolę będzie miała liczba zamówień zakupu, jakie firma wygeneruje w trakcie swojej normalnej działalności. Korzystanie z systemu ręcznego może stać się nużące i spowodować utratę dokumentu, zmuszając pracowników do odtworzenia zamówienia zakupu. Ponadto firmy muszą zazwyczaj przechowywać te dokumenty przez kilka lat, w zależności od obowiązujących przepisów federalnych lub stanowych. Zautomatyzowany system zamówień może złagodzić niektóre z tych problemów, chociaż nauka i korzystanie z wersji skomputeryzowanej może wymagać więcej szkoleń.
Inne czynniki, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze systemu zamówień, to liczba pracowników korzystających z zamówień oraz lokalizacja biura zakupów firmy. Umożliwienie wielu pracownikom dostępu i tworzenia zamówień zakupu może wymagać od firm posiadania większej ilości dokumentów papierowych lub większej liczby nazw użytkowników w celu uzyskania dostępu do modułu zamówień zakupu. Duże organizacje często mają dział zakupów lub kierownika ds. zaopatrzenia, który zajmuje się zamówieniem zakupu podczas składania zamówień. Posiadanie wielu osób składających zamówienia zakupu może spowodować przepełnienie informacji w dziale zakupów. Firmy mogą być zmuszone do ograniczenia dostępu w systemie zamówień zakupu, aby uniknąć tego problemu.
Firmy będą również musiały zastanowić się, w jaki sposób zamówienia zakupu wpływają do działu księgowości. Osoby w dziale księgowości muszą mieć łatwy dostęp do systemu w celu przeglądania zamówień przed zapłaceniem rachunków. Audytorzy będą również potrzebować dostępu, aby określić, w jaki sposób informacje przepływają przez firmę. Brak możliwości śledzenia zamówienia zakupu na każdym etapie w systemie może spowodować zmiany w dokumencie, które wpłyną negatywnie na znaczną część procesu zarządzania gotówką w firmie.