Trudno byłoby utrzymać kontrolę nad zapasami oraz kosztami produktów bez dobrego systemu śledzenia zamówień. Zamówienia zakupu można wysyłać pocztą, faksem, pocztą elektroniczną lub po prostu dzwonić do dostawcy. Istnieją elektroniczne zamówienia zakupu, zwykle między przedsiębiorstwami, a także formularze jednorazowego użytku, takie jak te używane w sklepach detalicznych. Niektóre firmy stosują zbiorcze zamówienie zakupu do śledzenia zakupów dokonanych dla określonych kategorii produktów. System śledzenia zamówień zakupu, niezależnie od jego formatu, powinien być zaprojektowany tak, aby zapewnić firmie jak najwięcej informacji, aby móc podejmować dobre decyzje zakupowe.
Zamówienie zakupu to dokument handlowy wysyłany przez firmę zakupową do firmy sprzedającej, który wskazuje produkty, ilości i cenę. Jest to umowa i legalna oferta zakupu produktów i/lub usług. Śledzenie zamówień zakupu jest ważne dla wewnętrznej kontroli firmy.
Formularz zamówienia zakupu powinien zawierać wymaganą datę i datę zamówienia, metodę wysyłki oraz nazwę i adres dostawcy. Musi również zawierać zamówiony produkt, koszt każdej pozycji i łączną cenę. W stosownych przypadkach należy również uwzględnić podatek od sprzedaży. Elektroniczne generowanie formularzy zamówień zakupu w niektórych firmach może być również powiązane z zapasami w celu utrzymania równowagi produktów pod ręką.
Najpierw firma musi wiedzieć, co zostało zamówione. Brak tych informacji może spowodować, że firma skończy ze zbyt małymi zapasami i nie będzie w stanie zaspokoić popytu swoich klientów lub zbyt dużymi zapasami, co marnuje przestrzeń i zmniejsza przepływy pieniężne. Dobry system śledzenia zamówień zakupu pozwoli firmie na natychmiastowy podgląd tego, co zostało zamówione i śledzenie statusu zamówień.
Firma, która korzysta z systemu śledzenia zamówień zakupu, również ogranicza możliwość oszustw pracowniczych. Na przykład ważne jest, aby do każdego zamówienia zakupu został przypisany numer. Zapobiega to możliwości zamawiania przez pracownika towaru u dostawcy i korzystania z produktów dla osobistej korzyści.
Często firma używa zautomatyzowanego systemu do tworzenia i śledzenia zamówień zakupu. W ten sposób firma może prowadzić katalog produktów, który można sortować według dostawcy, produktu i ceny. Dodatkowo system utworzy bazę danych do przechowywania wykazu inwentarza i ciągłej aktualizacji tej listy. Dostępne jest oprogramowanie, które utworzy formularz zamówienia zakupu, będzie śledzić zaległe i zakończone zamówienia zakupu, a nawet analizować trendy zakupowe, aby pomóc w negocjacjach cenowych z dostawcami.
System śledzenia zamówień zakupu centralizuje zakupy, co pozwala uniknąć powielania. System elektroniczny zapewni również bazę danych dostawców i umożliwi wysyłanie zamówień zakupu pocztą elektroniczną w celu wyeliminowania nadmiaru formalności. Zarządzanie zamówieniami pozwala firmie kontrolować zakupy i ograniczać możliwość kradzieży.