Obecnie małe i duże firmy czasami wykorzystują dostawców outsourcingu w celu zarządzania firmą w sposób bardziej wydajny i opłacalny. Istnieje wiele funkcji, które można z powodzeniem zlecić na zewnątrz, w tym płace, księgowość ogólna, usługi technologiczne, a nawet public relations. Znalezienie odpowiednich dostawców jest ważne, aby upewnić się, że te ważne funkcje są wykonywane w sposób, który przyniesie korzyści Twojej firmie, a nie tworzy więcej problemów niż rozwiązuje.
Twoim pierwszym zadaniem w znalezieniu odpowiednich dostawców outsourcingu jest zadanie sobie kilku podstawowych pytań. Po pierwsze, po co w ogóle outsourcingować? Często powodem jest to, że dysponujesz ograniczonymi zasobami dla firmy i musisz utrzymywać wydatki na jak najniższym poziomie. Koszt korzystania z usług dostawców dla niektórych Twoich potrzeb jest zwykle znacznie niższy niż pensje i świadczenia, które płaciłbyś, aby pracownicy pełnoetatowi wykonywali te same funkcje.
Następnie zrób listę tego, co musisz osiągnąć. Na przykład, jeśli chcesz przyjrzeć się dostawcom outsourcingowym do obsługi listy płac, zdefiniuj, co będziesz musiał zrobić w ramach tego projektu. Czy wszyscy twoi pracownicy są opłacani co tydzień, co dwa tygodnie czy co miesiąc? Czy masz pracowników godzinowych i etatowych? Czy chcesz, aby usługa obsługiwała wszystkie potrącenia i raportowanie do odpowiedniej agencji podatkowej? Wiedza o tym, czego oczekujesz od dostawcy, znacznie ułatwi zidentyfikowanie potencjalnych partnerów dostawców, którzy mogą zarządzać wszystkimi zadaniami bez żadnych szczególnych problemów.
Gdy już wiesz, dlaczego chcesz zlecić outsourcing i co musisz zrobić w ramach projektu outsourcingu, jesteś gotowy do oceny konkretnych dostawców. Często zaczyna się to od zapytania o wycenę lub propozycje dotyczące ich usług. Pamiętaj, że możesz przesłać konkretne zapytanie ofertowe lub RFP do każdego potencjalnego partnera. Uwzględnij określony format odpowiedzi. Dzięki temu proces porównywania zalet i cen każdego potencjalnego dostawcy będzie znacznie łatwiejszy.
Oprócz uzyskania informacji na temat cen i usług wsparcia możesz również chcieć uzyskać referencje dla każdego z rozważanych dostawców outsourcingu. Chociaż program może wyglądać bardzo dobrze na papierze, chcesz mieć pewność, że dany dostawca rzeczywiście spełnia te obietnice. Porozmawiaj z innymi osobami, które korzystały z usług dostawcy i zapytaj, czy ich personel jest zawsze profesjonalny, czy wykonują zadania w odpowiednim czasie i jak skutecznie radzą sobie z wszelkiego rodzaju zaistniałymi sytuacjami awaryjnymi.
Dopiero po dokonaniu oceny każdego z dostawców outsourcingowych z Twojej listy i wybraniu dostawcy, który spełnia Twoje potrzeby, powinieneś rozważyć podpisanie umowy. Przeczytaj wszystkie warunki przed podpisaniem czegokolwiek. Zadawaj pytania, jeśli istnieje klauzula lub sekcja, której nie rozumiesz. Gdy będziesz mieć pewność, że wszystko jest w porządku, podejmij zobowiązanie i śpij spokojnie, aby zadania, które przydzieliłeś dostawcy, były wykonywane ostrożnie i wydajnie.