Jak może zaświadczyć każdy, kto kiedykolwiek zrealizował czek, umiejętność zbilansowania książeczki czekowej może być kluczowa. Banki czasami popełniają błędy, a czeki mogą nie wyczyścić Twojego konta tak szybko, jak mogłeś mieć nadzieję. Wraz ze wzrostem popularności kart debetowych bardzo możliwe jest również zapomnienie jednej lub dwóch transakcji. Regularne równoważenie książeczki czekowej może dosłownie uratować posiadacza konta czekowego przed ponoszeniem opłat za zwrócony czek i wstydem społecznym związanym z wypisaniem złego czeku lub odrzuceniem zakupu kartą debetową w lokalnym sklepie.
Aby prawidłowo zbilansować książeczkę czekową, potrzebujesz najpierw informacji o koncie. Banki zazwyczaj wysyłają miesięczny wyciąg, który zawiera listę wszystkich czeków i transakcji kartą debetową, które zostały rozliczone, wraz z całkowitą liczbą i kwotami wpłat dokonanych w tym okresie. Dostęp do tych informacji można również uzyskać za pośrednictwem usługi telefonicznej chronionej hasłem lub na stronie internetowej prywatnego wyciągu bankowego. Najważniejszą liczbą do odnotowania jest saldo końcowe banku. W większości przypadków saldo konta bankowego należy uznać za absolutną prawdę, gdy saldo książeczki czekowej. Może jednak nie obejmować wszystkich transakcji.
Kiedy bilansujesz książeczkę czekową, w rzeczywistości uzgadniasz swoje osobiste zapisy bankowe, tj. rejestr książeczki czekowej, z danymi banku prowadzącego twoje konto. Szukasz wszelkich rozbieżności dotyczących kwot depozytów, rozliczonych czeków, zaległych czeków, opłat bankowych, płatności odsetek i tak dalej. Kiedy jesteś gotowy do zrównoważenia swojej książeczki czekowej, dobrze jest mieć pod ręką wszystkie wyciągi bankowe, w tym kopie rozliczonych czeków i depozytów.
Pierwszym krokiem przy równoważeniu książeczki czekowej jest określenie końcowego salda banku i porównanie tej liczby z własnym rejestrem książeczki czekowej. Czasami saldo końcowe banku odpowiada saldzie końcowemu książki do grosza, ale najprawdopodobniej te dwie liczby początkowo nie będą pasować. Nie jest to niczym niezwykłym, zwłaszcza jeśli wysyłasz znaczną liczbę czeków co miesiąc lub masz kilku autoryzowanych użytkowników karty debetowej.
Następnym krokiem jest porównanie liczby wystawionych czeków z liczbą czeków, które rozliczyły bank. Poszukaj luk w numerach czeków wymienionych na wyciągu bankowym. Te brakujące czeki mogły zostać zwrócone w stanie nieprzetworzonym lub mogą być nadal nierozstrzygnięte. Odejmij całkowitą kwotę wszelkich zaległych czeków od podanego salda banku, aby ustalić rzeczywiste saldo po rozliczeniu wszystkich zaległych czeków.
Liczbę i kwoty depozytów należy również dwukrotnie sprawdzić na wyciągu bankowym. Suma ta powinna już zostać uwzględniona w saldzie końcowym banku, ale może istnieć szansa, że ostatnia lokata nie została zaksięgowana w momencie generowania wyciągu. Dodaj wszelkie depozyty zarejestrowane w książeczce czekowej, które nie pojawiają się na wyciągu bankowym, do salda końcowego.
Na wyciągu bankowym mogą znajdować się opłaty bankowe, odsetki lub inne opłaty, których nie odnotowałeś we własnym rejestrze książeczek czekowych. Poszukaj tych kwot na wyciągu bankowym i dodaj je do własnego rejestru książeczki czekowej. Odejmij tę kwotę od salda książeczki czekowej i ponownie porównaj saldo końcowe banku z własnym rejestrem książeczki czekowej. Te dwie kwoty powinny teraz pasować, najlepiej do grosza. Gdy saldo Twojej książeczki czekowej jest bardziej zsynchronizowane z saldem końcowym miesięcznego wyciągu bankowego, pomyślnie zbilansowałeś swoją książeczkę czekową.
Wszelkie większe rozbieżności, które możesz odkryć podczas procesu równoważenia książeczki czekowej, należy omówić z bankiem. Bank mógł popełnić błąd księgowy lub starszy zaległy czek mógł zostać w końcu przedstawiony bankowi do przetworzenia. Może również dojść do nieautoryzowanego użycia karty debetowej lub kradzieży tożsamości. Udowodnienie takich rozbieżności staje się znacznie łatwiejsze, gdy poświęcisz czas na zbilansowanie książeczki czekowej najlepiej, jak potrafisz.