Aby zostać administratorem zakupów, osoba musi połączyć formalne wykształcenie, szkolenie branżowe i podstawowe doświadczenie w terenie. Wiele hurtowni i firm produkcyjnych, które zatrudniają kierowników ds. zakupów i asystentów, woli, aby posiadali licencjat z biznesu lub ekonomii. Niezbędne jest również zrozumienie środowiska handlu detalicznego i sposobu, w jaki towary przepływają przez rurociąg dystrybucyjny. Większość firm zapewnia formalny program szkoleniowy lub kojarzy nabywców z asystentami z bardziej doświadczonym personelem, gdy uczą się podstaw metod biznesowych firmy.
Aspirujący administratorzy zakupów powinni pamiętać, że wyższy stopień może być niezbędny, aby przejść do roli kierownictwa wykonawczego. Z tego powodu pomocne jest uzyskanie stopnia licencjata z zarządzania biznesem, ekonomii lub nauk stosowanych. Ci, którzy chcą zostać administratorem zakupów, powinni również szukać okazji do nauki handlu detalicznego w szkole. Uzyskanie pracy w niepełnym wymiarze godzin w merchandisingu lub sprzedaży detalicznej lub letni staż w zakupach może pomóc w zapoznaniu się z praktykami w branży.
Ci, którzy zbliżają się do ukończenia studiów, mogą chcieć rozpocząć badanie potencjalnych firm produkcyjnych, hurtowych i detalicznych, które zatrudniają nowych absolwentów szkół wyższych na stanowiska asystentów kupujących. Niektóre z tych firm rekrutują osoby, które chcą zostać administratorem zakupów do programów szkoleniowych na poziomie podstawowym. Te podstawowe stanowiska pozwalają nowym absolwentom zaaklimatyzować się w środowisku firmy i obowiązkach kierownika ds. zakupów w ciągu roku lub dłużej.
Większość osób, które chcą zostać administratorem zakupów, rozpoczyna pracę na stanowiskach wsparcia. Mogą zacząć jako asystenci kupujących lub młodsi asystenci. Przed objęciem funkcji kierownictwa wykonawczego osoba musi zdobyć doświadczenie zakupowe i dowiedzieć się, jak działa konkretna firma. Na przykład zakup dla firmy produkcyjnej może się znacznie różnić od zakupu w luksusowym domu towarowym.
Asystenci ds. zakupów uczą się od bardziej doświadczonych partnerów, jak lokalizować i zabezpieczać odpowiednią mieszankę produktów, kompilować i interpretować dane rynkowe oraz reagować na wahania poziomu zapasów. Mogą również uzyskać dodatkową ekspozycję i wgląd w proces łańcucha dostaw, nawiązać kontakty branżowe z dostawcami oraz zdobyć doświadczenie w zarządzaniu personelem sprzedaży. Gdy dana osoba zdobędzie doświadczenie i zapozna się z obowiązkami kupującego, firma może zalecić nałożenie dodatkowej odpowiedzialności.
Uzyskanie tytułu magistra w zakresie zarządzania biznesem, marketingiem lub handlem detalicznym może okazać się korzystne dla tych, którzy chcą zostać administratorem zakupów. Wielu starszych kupujących ostatecznie uzyskuje zaawansowany stopień naukowy, ponieważ może to być wymagane do promocji. Starsi kupcy są często odpowiedzialni za nadzorowanie młodszych kupców, kierowników ds. towarów i kilku przedstawicieli handlowych. W niektórych krajach może być również konieczna certyfikacja w zakresie planowania i zakupu towarów.