Ogólnie rzecz biorąc, minimalnym przygotowaniem wymaganym do zostania wirtualnym asystentem biurowym jest ukończenie szkoły średniej, a następnie pewne szkolenie biurowe. Istnieją programy społecznościowe i szkoły zawodowe, a także opcje edukacyjne online dla kogoś, kto chce zostać asystentem wirtualnego biura, a wiele osób z tradycyjnymi dyplomami biznesowymi lub menedżerskimi może zostać asystentami wirtualnego biura. Aby specjalizować się lub awansować na stanowisko prawnicze lub medyczne, można odbyć dodatkowe szkolenie, a w wielu przypadkach uzyskać certyfikat. Jeśli ktoś jest samozatrudniony, pewne dodatkowe wymagania mogą obejmować inwestycje w sprzęt biurowy.
Asystent biura wirtualnego ma zasadniczo taki sam opis pracy, jak tradycyjny asystent biurowy, z wyjątkiem tego, że zwykle pracuje poza swoim domowym biurem jako freelancer. W wielu przypadkach biuro wirtualne ma kilka zalet w porównaniu z tradycyjnym ustawieniem biurowym. Na przykład telepraca jest często wygodniejsza dla pracowników i może być bardziej opłacalna dla obu stron.
Typowe obowiązki asystentów biurowych obejmują zadania administracyjne, takie jak wprowadzanie podstawowych danych oraz prowadzenie plików i ewidencji. Inne typowe czynności obejmują wysyłanie, wysyłanie e-mailem i faksowanie dokumentów, a także pisanie listów biznesowych i raportów. Asystenci biurowi są często odpowiedzialni za śledzenie informacji budżetowych oraz za umawianie spotkań i organizację podróży dla swoich przełożonych. Wirtualny asystent może również skoncentrować się na określonej niszy — może na przykład pracować w branży wydawniczej jako asystent wirtualnego autora; inni są zatrudniani specjalnie do transkrypcji prawnej lub medycznej.
Aby zostać wirtualnym asystentem biurowym, można szkolić się, podążając konwencjonalną ścieżką uczenia się umiejętności sekretarskich w liceum, a następnie ukończyć roczny do dwuletniego programu administracji biurowej w szkole zawodowej-technicznej lub Community College. Coraz częściej uczelnie społeczne oferują również programy przeznaczone specjalnie dla wirtualnych asystentów biurowych. Niektóre przykłady kursów obejmują technologię komputerową i projektowanie stron internetowych, a także tradycyjne umiejętności, takie jak transkrypcja i księgowość.
Zamiast uczęszczać do lokalnej szkoły, ktoś, kto chce zostać asystentem wirtualnego biura, może ukończyć cały kurs online. Kilka organizacji oferuje coaching i programy szkoleniowe po różnych kosztach. Chociaż certyfikacja nie jest wymagana, aby zostać wirtualnym asystentem biurowym, można uzyskać certyfikat za pośrednictwem Międzynarodowego Stowarzyszenia Wirtualnych Asystentów (IVAA). Oferuje oznaczenia Certyfikowany Wirtualny Asystent, Wirtualny Asystent Sprawdzony pod kątem Etyki oraz Wirtualny Asystent ds. Nieruchomości. Dostępnych jest również kilka programów certyfikacji sekretarek prawnych.
Niektóre podstawowe umiejętności, które są na ogół wymagane, aby zostać wirtualnym asystentem biurowym, obejmują dobrą komunikację werbalną i pisemną, a także znajomość etykiety biznesowej. W przypadku wielu prac biurowych często wymagane są wydajne umiejętności pisania na klawiaturze, a także dbałość o szczegóły i umiejętność wykonywania wielu zadań jednocześnie. Ponadto freelancer zazwyczaj potrzebuje określonego sprzętu, aby założyć domowe biuro. Zwykle korzysta przynajmniej z komputera, drukarki, telefonu i faksu.