Wymagania, aby zostać sekretarką/recepcjonistą, są różne, głównie ze względu na rodzaj firmy, w której znajduje się stanowisko. Większość firm wymaga minimalnego wykształcenia przy niewielkim lub zerowym szkoleniu. Jednak ze względu na obowiązki związane z tym stanowiskiem inne firmy mogą wymagać pewnego poziomu wykształcenia. Jeszcze inni mogą oczekiwać, że będziesz mieć licencjat i kilkuletnie doświadczenie zawodowe.
Zazwyczaj sekretarka/recepcjonistka jest odpowiedzialna za obowiązki administracyjne w firmie. Obowiązki sekretarskie mogą wiązać się z obowiązkami pomocniczymi w biurze. Możesz wspierać jednego kierownika działu lub zapewnić ogólne wsparcie biurowe dla całej firmy.
Z pełnieniem roli recepcjonistki wiąże się często kilka obowiązków. Jednym z podstawowych obowiązków jest odbieranie i kierowanie połączeń telefonicznych do odpowiedniego działu. Przywitanie klientów i gości w poczekalni to kolejny obowiązek powszechnie kojarzony z byciem recepcjonistą.
Mogą być konieczne inne obowiązki, w zależności od funkcji wspierających działalność biurową. W niektórych firmach może być konieczne przygotowanie poczty do usług dostawy. Ponadto możesz również rozsyłać pocztę przychodzącą do pracowników firmy.
Aby zostać sekretarką/recepcjonistką, będziesz potrzebować szeregu wiedzy, umiejętności i zdolności. Większość firm oczekuje od Ciebie pełnej wiedzy na temat procedur biurowych. Ponieważ podstawowym obowiązkiem na tym stanowisku jest odbieranie telefonu, posiadanie przyjemnych umiejętności werbalnych jest na ogół dodatkową korzyścią. Umiejętność obsługi sprzętu biurowego jest również pożądana dla większości firm.
Kilka szkół technicznych oferuje kursy z zakresu administracji biznesowej i biurowej, które pomogą Ci rozwinąć umiejętności niezbędne do zostania sekretarką/recepcjonistką. Typowe kursy mogą obejmować szkolenie w zakresie korzystania z aplikacji do przetwarzania tekstu i arkuszy kalkulacyjnych. Pisanie korespondencji biznesowej i etykiety biurowej to dodatkowe kursy oferowane w większości szkół.
Ponadto niektóre firmy mogą preferować zatrudnienie osoby z dyplomem licencjackim z biznesu. Uzyskanie dyplomu biznesowego lub pokrewnego od czteroletniej instytucji akademickiej może pomóc w spełnieniu tego wymogu. Ten rodzaj dyplomu może również przygotować Cię do awansu w firmie.
Oprócz formalnego szkolenia niezbędnego do zostania sekretarką/recepcjonistką, możesz potrzebować czasu na poznanie standardowych procedur operacyjnych firmy. Zasadniczo otrzymasz szkolenie w zakresie procedur branżowych, które wpływają na zróżnicowanie Twoich obowiązków po zatrudnieniu. Na przykład praca w placówce medycznej może wiązać się z planowaniem wizyt w gabinecie pacjenta. Przed przybyciem pacjenta procedury gabinetowe mogą obejmować weryfikację ubezpieczenia zdrowotnego i utworzenie dokumentacji medycznej.