Aby zostać urzędnikiem administracyjnym, zwykle wymagane są cztery zestawy umiejętności: komunikacja, oprogramowanie komputerowe, organizacyjne i interpersonalne. Urzędnik administracyjny ma szereg obowiązków, zwykle skoncentrowanych na działaniach firmy lub organizacji. Ten rodzaj stanowiska występuje w dużych organizacjach, z wieloma warstwami administracji i zarządzania. Osoby, które zgłaszają największą satysfakcję z pracy na stanowisku urzędnika administracyjnego, zazwyczaj lubią pracować z ludźmi i zarządzać wieloma zadaniami.
Większość ludzi kończy dyplom lub dyplom z administracji biznesowej lub zarządzania, aby zostać urzędnikiem administracyjnym. Programy te są dostępne zarówno na poziomie college’u społecznego, jak i uniwersytetu. Programy college’ów społecznościowych trwają zwykle od roku do dwóch lat, a dyplom uniwersytecki trwa od trzech do czterech lat. Główną korzyścią programu studiów jest skupienie się na rozwijaniu umiejętności praktycznych, podczas gdy program kształcenia uniwersyteckiego ma zwykle bardziej teoretyczny charakter.
Umiejętności komunikacyjne są niezbędne dla każdego, kto chce dostać pracę jako urzędnik administracyjny. Kandydaci zazwyczaj muszą umieć pisać dla wielu różnych odbiorców, dostarczając innym jasnych instrukcji i wskazówek. Umiejętności komunikacji ustnej stanowią dużą część każdej relacji biznesowej, a urzędnik administracyjny jest istotną częścią strategii komunikacji.
Programy biurowe zwiększające wydajność są zazwyczaj wymagane do prawie każdego zadania wykonywanego przez urzędnika administracyjnego. Musi posiadać umiejętności na poziomie eksperckim w zakresie narzędzi wykorzystywanych przez organizację. Uaktualnianie tych umiejętności może być bardzo ważne, biorąc udział w kursach uaktualniania po wydaniu nowej wersji oprogramowania. Pisanie i inne umiejętności technologiczne można zdobyć w ramach programu samokształcenia, ale większość ludzi uczy się tych umiejętności w ramach programu szkoleniowego w college’u.
Kiedy zostaniesz urzędnikiem administracyjnym, umiejętności organizacyjne stają się bardzo ważne. W większości organizacji urzędnik administracyjny jest zaangażowany w pewien aspekt każdego większego projektu lub inicjatywy. Niezbędna jest praca ze sprzecznymi priorytetami i wykonywanie zadań dla szeregu różnych projektów. W większości firm urzędnik administracyjny ma kluczowe znaczenie dla świadczenia usług organizacyjnych również kierownictwu wyższego szczebla.
Umiejętności interpersonalne niezbędne do zostania urzędnikiem administracyjnym obejmują zarządzanie konfliktami, asertywność i dyscyplinę osobistą. Umiejętność pracy z ludźmi na różnych stanowiskach jest zwykle bardzo ważna. Ponadto na tym stanowisku często występuje wymóg poufności ze względu na charakter materiałów, które urzędnik administracyjny musi przejrzeć. Osobista dyskrecja i takt są bardzo ważne dla każdego na tym stanowisku.