Asystenci administracyjni najczęściej pomagają menedżerom, dyrektorom, wiceprezesom i personelowi wyższego szczebla w zadaniach takich jak planowanie, komunikacja, tworzenie dokumentów, podróże i obowiązki biurowe. Mogą również pomagać całemu działowi w tego typu zadaniach. Podczas rozmowy kwalifikacyjnej kierownik ds. rekrutacji zazwyczaj zadaje pytania dotyczące twardych i miękkich umiejętności kandydata, wcześniejszego doświadczenia i osobistego stylu pracy.
Typowe twarde umiejętności asystenta administracyjnego obejmują programy do przetwarzania tekstu i arkuszy kalkulacyjnych, lekkie umiejętności księgowe i niektóre umiejętności pisania. Niektóre stanowiska mogą wymagać dodatkowych określonych umiejętności. Na przykład asystent administracyjny dziekana może potrzebować znajomości zasad publikowania akademickiego, a asystent dyrektora naczelnego szpitala może potrzebować znajomości podstawowej terminologii medycznej. Pytania podczas rozmowy kwalifikacyjnej z asystentem administracyjnym często mają na celu odkrycie biegłości rozmówcy w tych obszarach. Kandydat może również zostać zapytany, z jakimi rodzajami programów komputerowych pracował lub może zostać zapytany, ile ma lat doświadczenia w określonej dziedzinie umiejętności.
Zatrudnieni menedżerowie będą również zadawać pytania podczas rozmowy kwalifikacyjnej z asystentem administracyjnym, które badają miękkie umiejętności kandydata. Obejmuje to takie obszary, jak organizacja i komunikacja interpersonalna. Na przykład asystent administracyjny działu może potrzebować zarządzać harmonogramami kilku osób o różnych funkcjach i różnych stylach pracy. W takim przypadku kierownik ds. rekrutacji może zapytać o zdolność kandydata do pozyskania potrzebnych informacji zarówno od osób nadmiernie, jak i niedostatecznie komunikujących się przy minimalnym tarciu w miejscu pracy.
Wiele pytań na rozmowie kwalifikacyjnej z asystentem administracyjnym koncentruje się na doświadczeniu, ponieważ przeszłość stanowi dowód umiejętności kandydata. Te pytania mogą dotyczyć twardych lub miękkich obszarów umiejętności. Na przykład wysokiej rangi specjalista ds. badań i rozwoju będzie potrzebował asystenta administracyjnego, któremu można powierzyć poufne lub poufne informacje, więc może poprosić kandydata o wyszczególnienie przeszłych doświadczeń z podobnymi informacjami. Asystent administracyjny dla nowo utworzonego stanowiska lub działu może potrzebować stworzyć od podstaw sprawny system archiwizacji, więc kierownik ds. rekrutacji może poprosić kandydata o ponowne przeliczenie czasu, kiedy wykonała podobne zadanie.
Menedżerowie i ich asystenci administracyjni często ściśle ze sobą współpracują, aby osiągnąć wspólny cel, dlatego często bardzo ważne jest, aby ich style pracy się uzupełniały. Menedżer, który wie, że jest źle zorganizowany, często szuka asystenta administracyjnego, który jest niezwykle zorganizowany i nie boi się trzymać go w zadaniu. Menedżer, który ma zazwyczaj temperament lub umiejętności komunikacyjne, które nie są doskonałe, często wybiera asystenta administracyjnego, który nie ma wpływu na jego nastroje i jest w stanie „wygładzić pióra” ludzi, których może antagonizować. Menedżer, który dużo podróżuje, będzie potrzebował asystenta, który może skutecznie działać przy bardzo niewielkim bezpośrednim nadzorze.
Kandydaci powinni oczekiwać odpowiedzi na pytania podczas rozmowy kwalifikacyjnej z asystentem administracyjnym, które dotyczą również osobistych motywacji i preferencji dotyczących stylu pracy. Jest to tak ważne, że często będzie decydującym czynnikiem wśród kandydatów o równych kwalifikacjach. Kandydat o komplementarnym stylu pracy może nawet zostać wybrany zamiast kandydata z większym doświadczeniem lub wykształceniem.