Rola administratora baz danych w biznesie jest równoległa do poziomu rozwoju biznesu i nadrzędnego celu firmy w zakresie wymagań bazodanowych. Wynika to z faktu, że firmy są zwykle na różnych etapach rozwoju, a ich wymagania dotyczące zarządzania bazami danych są zazwyczaj współmierne do tego poziomu rozwoju. W przypadku firm z wieloma oddziałami i dużym przepływem informacji, dział technologii informacyjnej (IT) będzie jasno zdefiniowany, z dużą liczbą pracowników, którzy mają określone role. Z drugiej strony firmy, które są mniejsze, mogą nie mieć jasno zdefiniowanego działu IT, a administrator bazy danych może odgrywać wiele ról, które nie ograniczają się tylko do zarządzania bazą danych firmy. Podstawowym obowiązkiem administratora bazy danych jest opracowanie skutecznych i bezpiecznych ram do zarządzania informacjami generowanymi przez firmę i odnoszącymi się do niej.
Rolą administratora bazy danych jest zapewnienie, że serwery firmy są zawsze gotowe do pracy. Jeśli kiedykolwiek pojawi się jakikolwiek problem z serwerami, rolą administratora bazy danych jest zapewnienie odpowiedniego systemu tworzenia kopii zapasowych, który zapewni funkcjonowanie organizacji do czasu rozwiązania problemu z serwerem. Kolejnym włączeniem w rolę administratora bazy danych jest opracowanie bezpiecznego systemu ochrony informacji firmy przed nieuprawnionym dostępem. Aby to osiągnąć, administrator bazy danych musi stale informować się o najnowszych wydarzeniach w świecie IT, aby lepiej chronić serwer firmy przed zanieczyszczeniem wirusami i innymi formami złośliwego oprogramowania szpiegującego i złośliwego oprogramowania.
Włączeniem w rolę administratora bazy danych jest odzyskiwanie informacji w rzadkim przypadku awarii systemu. Taka przestroga musi być uwzględniona w opracowywaniu planu tworzenia kopii zapasowych i musi zawierać konkretne kroki w celu bezpiecznego i skutecznego odzyskiwania ważnych informacji. W dużych korporacjach administrator bazy danych może być zmuszony do opracowania pewnego rodzaju systemu warstwowego, w którym istnieją różne poziomy dostępu do bazy danych. Może to obejmować przypisanie kodów i haseł różnym kategoriom pracowników, tak aby mogli oni uzyskać dostęp tylko do tej części bazy danych, do której uzyskali dostęp.