Rachunek i paragon są używane w dwóch zupełnie różnych sytuacjach. Rachunek jest wystawiany, gdy pieniądze są należne, a pokwitowanie, gdy należna kwota została zapłacona. Innymi słowy, rachunek to wezwanie do zapłaty, a paragon to potwierdzenie otrzymania zapłaty.
Ogólnie rzecz biorąc, rachunki są wykorzystywane do zakupów dokonywanych na kredyt, a pokwitowania po płatnościach gotówkowych za towary lub usługi. Na przykład, gdy klient płaci za artykuły spożywcze, sprzedawca sumuje pozycje i wręcza klientowi paragon natychmiast po otrzymaniu płatności. Z drugiej strony osoba, która ma konto w firmie telefonicznej, prawdopodobnie każdego miesiąca otrzyma rachunek o określonej godzinie w określonej kwocie. Jeśli rachunek z poprzedniego miesiąca nie został zapłacony, kwota zostanie zwykle dodana do bieżącego, być może z odsetkami, jeśli termin płatności już dawno minął. Ten sposób rachunku i paragonu jest stosowany zarówno w sytuacjach konsumenckich, jak i biznesowych.
W biznesie rachunek jest zwykle nazywany fakturą. Termin 30 dni netto jest powszechnie używany w firmach do wskazania, że faktura ma zostać zapłacona w całości w ciągu 30 dni od momentu zakupu towaru lub usługi. Rachunek i paragon mogą być wykorzystywane w różnych transakcjach dla klienta, który posiada konto w firmie. Jeśli klient dokonuje większego zakupu, może chcieć skorzystać z kredytu i zapłacić rachunek, ale w przypadku tylko jednej lub dwóch pozycji preferowane może być zapłacenie gotówką i zachowanie paragonu jako dowodu wpłaty.
Faktury czy rachunki są zazwyczaj przygotowywane przy użyciu oprogramowania komputerowego w środowiskach biurowych, natomiast wiele paragonów powstaje na kasach sklepowych. Rachunki mogą być również napisane odręcznie w momencie płatności gotówkowej, na przykład gdy właściciel otrzymuje miesięczny czynsz od najemcy. W przeciwieństwie do paragonów fiskalnych lub faktur, odręczne paragony często nie są wyszczególnione, ale zawierają jedynie całkowitą kwotę. Faktury i paragony, które są wyszczególnione, zwykle najpierw pokazują kwotę netto, a następnie mają dodane podatki lub rabaty, zanim suma zostanie umieszczona na dole. Jednak sumy na rachunku i paragonie zawsze będą miały różne znaczenie.
Łączne kwoty na wszystkich rodzajach paragonów wskazują środki wpłacone. Całkowite kwoty na każdym rodzaju rachunku oznaczają, że kwota nadal jest należna, chyba że faktura jest ostemplowana jako „zapłacona”. Zamiast używać płatnego stemplowania lub oznaczania na rachunku, większość firm wskazuje dziś na oddzielnym wyciągu lub na nadchodzących rachunkach, że otrzymano poprzednią należną kwotę.