Asystent administracyjny może mieć wiele różnych obowiązków w środowisku biurowym, w zależności od wielu czynników, w tym wielkości biura i liczby innych pracowników. Jednak wiele obowiązków asystentów administracyjnych jest takich samych we wszystkich warunkach. Obejmą one, na najbardziej podstawowym poziomie, pomoc pracodawcy w codziennych zadaniach biurowych.
Zazwyczaj obowiązki asystenta administracyjnego obejmują takie zadania, jak odbieranie telefonów i przekazywanie połączeń, umawianie spotkań, odpowiadanie na pytania, witanie klientów lub klientów po przybyciu do biura oraz utrzymywanie czystości i porządku w biurze. Inne obowiązki mogą obejmować wypełnianie lub przygotowywanie dokumentów, składanie dokumentów, sortowanie poczty i prowadzenie ewidencji. Od asystentów administracyjnych zwykle wymaga się biegłości w posługiwaniu się różnymi programami do przetwarzania tekstu i budżetowania, więc na ogół wymagane są dobre umiejętności obsługi komputera, a także umiejętność pisania co najmniej 50 słów na minutę.
Asystent administracyjny jest zazwyczaj pierwszą osobą, którą większość ludzi zobaczy po wejściu do biura, dlatego ważne jest, aby być przyjaznym, uprzejmym i profesjonalnym. Dyskrecja i szacunek to inne ważne cechy osobowości. Asystent administracyjny wchodzi w interakcję z wieloma osobami przez cały dzień podczas odbierania połączeń, wysyłania ważnych dokumentów lub paczek lub asystowania klientom, więc umiejętność wielozadaniowości jest niezbędna. W większych biurach może być wymagana większa liczba obowiązków asystenta administracyjnego.
Niektóre z tych dodatkowych zadań mogą obejmować nadzór nad innymi pracownikami, koordynowanie i prowadzenie spotkań personelu, utrzymywanie budżetu biurowego, inwentaryzację i zamawianie materiałów biurowych oraz upewnianie się, że wszelkie niezbędne zadania są wykonywane na czas. Asystent administracyjny może być również odpowiedzialny za zatrudnianie i szkolenie nowych pracowników biurowych oraz prowadzenie harmonogramu dla innych w biurze. Asystenci administracyjni mogą również zostać poproszeni o nauczenie się obsługi konkretnych zadań branżowych dla pracodawców, takich jak kancelarie prawne, biura medyczne lub bankowość.
Dobry asystent administracyjny to taki, który potrafi żonglować wieloma obowiązkami asystenta administracyjnego, jednocześnie upewniając się, że wszystkie prace są wykonywane na czas. Niektórzy asystenci administracyjni są asystentami ogólnymi dla całego biura, podczas gdy inni specjalizują się w określonych dziedzinach, takich jak finanse lub marketing. Kariera asystenta administracyjnego może być lukratywna i satysfakcjonująca, i ogólnie oferuje wiele korzyści, takich jak świadczenia zdrowotne i stosunkowo stałe godziny pracy. Asystent administracyjny może pracować w pełnym lub niepełnym wymiarze godzin, w zależności od potrzeb urzędu.