Asystent administracyjny może pracować bezpośrednio pod jednym starszym administratorem lub może pracować jako asystent zespołu administratorów. Stanowisko to istnieje w wielu dziedzinach i branżach, od wojska po projektowanie architektoniczne. Obowiązki asystenta administracyjnego często obejmują obowiązki biurowe, ale mogą obejmować bardziej specjalistyczne zadania w niektórych branżach.
Spędzanie dużej ilości czasu przy komputerze jest często częścią pracy asystenta administracyjnego. Jest prawdopodobne, że będzie dużo pisać. Dokumenty, które może wpisać, mogą obejmować raporty lub korespondencję starszego administratora do osoby trzeciej. Czasami może pisać na podstawie dostarczonych jej szkiców lub notatek. W innych przypadkach może być zobowiązana do samodzielnego napisania materiałów.
Obowiązki asystenta administracyjnego mogą również obejmować poprawianie pracy wykonanej przez innych. Niektórzy starsi administratorzy wymagają, aby ich asystenci administracyjni zapoznawali się z dokumentami i raportami pisanymi przez innych członków personelu. Może być wymagane, aby asystent administracyjny zwrócił uwagę na błędy lub obszary, w których język jest zbyt techniczny dla ogółu odbiorców.
Odpowiedzi na prośby, zapytania i skargi mogą również znajdować się na liście obowiązków asystentów administracyjnych. Starsi administratorzy są często zbyt zajęci, aby komunikować się z każdym, kto potrzebuje uwagi. Ich asystenci zazwyczaj zwalniają ich z tych obciążeń, odpowiadając na e-maile, sprawdzając połączenia i czytając ich pocztę.
Planowanie to kolejne zadanie często przypisywane asystentowi administracyjnemu. Wielu starszych administratorów polega na swoich asystentach, aby utrzymać porządek. Asystent jest często osobą, która umawia spotkania, spotkania i rozmowy kwalifikacyjne. Chociaż starszy administrator jest jej przełożonym, asystent może być zmuszony do zdecydowanego zasugerowania, aby pewne czynności zostały wykonane w określonym czasie lub przełożone na późniejszy termin.
Ponieważ starszy administrator nie może być wszędzie, gdzie powinien, obowiązki asystenta administracyjnego mogą obejmować działanie w charakterze zastępcy. Często zdarza się, że asystenci administracyjni są zobowiązani do uczestniczenia w spotkaniach i późniejszego informowania starszego administratora. Asystent może również spotkać się z niektórymi klientami lub partnerami biznesowymi. Może być upoważniona do podejmowania pewnych decyzji w imieniu przełożonego lub może być po prostu zobowiązana do przekazania najważniejszych punktów dyskusji.
Asystent administracyjny może również stwierdzić, że musi przeprowadzić wiele badań. Może to być regularna część jej obowiązków lub okazjonalna prośba. Starsi administratorzy są często odpowiedzialni za różne raporty, projekty i wnioski, które muszą zostać zrealizowane w określonych terminach. Może być dla nich niemożliwe zebranie wszystkich potrzebnych informacji i skomponowanie wymaganych materiałów.
Inne obowiązki asystenta administracyjnego mogą wydawać się drobnymi zadaniami. Podczas posiedzeń zarządu asystent administracyjny może być zmuszony do zorganizowania obiadu. W razie potrzeby może zostać poproszona o zrobienie lub przyniesienie kawy. Można jej również powierzyć takie zadania, jak pójście na pocztę, podpisywanie dostaw i składanie dokumentów.