Jakie są najczęstsze zasady e-Discovery?

Zasady e-discovery różnią się znacznie w zależności od kraju, ale ogólnie rzecz biorąc, najczęstsze zasady dotyczą sposobu, w jaki informacje przechowywane w formie elektronicznej muszą zostać przekazane stronie przeciwnej oraz warunków, na jakich przekazanie musi mieć miejsce. W Stanach Zjednoczonych zasady e-discovery są ogólnie liberalne. Prawo wymaga ujawnienia wszystkiego, co uważa się za „istotne”, chyba że jest to chronione określonym przywilejem. Sytuacja jest znacznie bardziej restrykcyjna w Unii Europejskiej, gdzie dyrektywy zabraniają udostępniania jakichkolwiek informacji umożliwiających identyfikację osób między podmiotami w przypadku braku zgody lub określonego obowiązku prawnego.

Najczęstsze zasady e-discovery odnoszą się do specyfiki tego, jak powinno odbywać się elektroniczne wykrywanie. Odkrycie to procedura prawna, która ma miejsce przed procesem i jest w zasadzie szansą dla obu stron procesu sądowego na zapoznanie się z dokumentami drugiej strony w celu znalezienia dowodów i zbudowania sprawy. W dobie Internetu większość materiałów objętych parasolem odkrywania jest przechowywana w formie elektronicznej. Rządy uchwaliły zasady elektronicznego wykrywania, aby usprawnić ten proces.

W Stanach Zjednoczonych zasady e-discovery są skodyfikowane w federalnych zasadach postępowania cywilnego. Między innymi zasady określają odpowiedni zakres wyszukiwania w ramach e-Discovery, w tym rodzaje informacji, które muszą być dostarczone oraz sposób, w jaki strony powinny żądać odkrycia. Uwzględniono również przepisy dotyczące ochrony i wymuszania informacji elektronicznych.

Prawo Stanów Zjednoczonych określa również stałe ramy czasowe określające, kiedy materiały dotyczące e-discovery muszą zostać przekazane i kiedy strony muszą się spotkać, aby uzgodnić warunki dotyczące wykrywania. Ważny jest również format materiałów. Wszystkie informacje przekazane w odkryciu muszą być czytelne i przechowywane w swojej oryginalnej formie bez pominięć lub uzupełnień. Zasady określają przywileje lub wyjątki od tego, jakie dokumenty należy przekazać, oraz określają kary i sankcje za nieprzestrzeganie.

Kraje Unii Europejskiej przyjmują bardziej restrykcyjne podejście. Dyrektywa UE o prywatności (95/46/WE), która została przyjęta przez każdy kraj członkowski, określa szerokie wymagania dotyczące prywatności UE. Zasady te nie są bezpośrednimi zasadami e-discovery, tak jak przepisy amerykańskie, ale odnoszą się do e-Discovery, ponieważ nakładają ograniczenia na sposób udostępniania danych osobowych. Krótko mówiąc, zapobiegają większości ujawnień jakichkolwiek danych osobowych, czy to w sprawach sądowych, czy w inny sposób.

Wyjątki istnieją, gdy zidentyfikowana osoba wyraża zgodę lub gdy informacje są niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego. W pewnych okolicznościach e-discovery może liczyć się jako obowiązek prawny, ale nie zawsze i nie zawsze, gdy pochodzi z zagranicy. Bardzo wiele dokumentów elektronicznych dowolnej firmy może zawierać w jakiejś formie informacje umożliwiające identyfikację osoby. To, co dokładnie kwalifikuje się jako dane osobowe, różni się w zależności od kraju, ale w niektórych przypadkach jest to tak proste, jak imię i nazwisko lub numer telefonu. Dyrektywa o prywatności określa zasady usuwania lub redagowania informacji.
Europejskie przepisy generalnie zabraniają również eksportu jakichkolwiek danych elektronicznych do krajów o mniej restrykcyjnych ramach ochrony prywatności. Takim krajem są Stany Zjednoczone. Przepisy UE zezwalają na ograniczoną wymianę danych z USA w trakcie postępowania sądowego, ale tylko wtedy, gdy spełnione są określone wymagania i standardy samocertyfikacji.