„Najlepsza praktyka” to wyrażenie używane do zidentyfikowania udokumentowanego sposobu osiągania określonych wyników w określonych okolicznościach w skuteczny sposób. Jest to koncepcja oparta na lekcjach wyciągniętych przez jedną grupę, które są przekazywane innym grupom. W ten sposób osoba lub organizacja może skupić się na wykonywaniu zadania, a nie najpierw określać najlepszy sposób jego wykonania. Pozwala to zaoszczędzić czas i pieniądze. Ponadto stosowanie najlepszych praktyk może ułatwić uzyskanie bardziej spójnego zestawu wyników.
Koła postępu obracałyby się znacznie wolniej, gdyby za każdym razem, gdy organizacja rozpoczynała zadanie, którego nigdy wcześniej nie robiła, musiałaby użyć metody prób i błędów, aby określić najbardziej efektywny sposób wykonania zadania. Jednak opierając się na próbach i błędach innych osób i/lub organizacji, które przekształciły się w metodę, która okazała się najskuteczniejsza, mogą rozpocząć zadanie przy użyciu sprawdzonej metody. Sprawdzoną metodę, znaną jako „najlepsza praktyka”, można w razie potrzeby zmodyfikować, aby spełnić określone potrzeby ich organizacji. To jest esencja najlepszych praktyk.
Aby metoda lub pomysł można było uznać za najlepszą praktykę, musi mieć pewne cechy, w tym zdolność i chęć powielania przez innych. Najlepsze praktyki można stosować w każdym rodzaju działalności. Niektóre przykłady obszarów, w których są wykorzystywane, obejmują opracowywanie nowego oprogramowania, budownictwo, transport, zarządzanie przedsiębiorstwem i administrację. Mogą być wykorzystywane zarówno w polityce, zarządzaniu, jak i faktycznym aspekcie produkcyjnym firmy lub organizacji. Najlepsze praktyki można udokumentować w postaci instrukcji, zestawień, raportów, oprogramowania, dokumentów instruktażowych lub materiałów.
Najlepsze praktyki nie są statyczne i są stale ulepszane. Jest to szczególnie ważne teraz, w czasach szybko rozwijającej się technologii. Metoda lub technika osiągania sukcesu, która jest dziś uznawana za najlepszą w tej dziedzinie, najprawdopodobniej zostanie zastąpiona jutro w wyniku postępu technologicznego. Jeśli najlepsze praktyki nigdy nie będą kwestionowane ani ulepszane, postęp zatrzymałby się. W związku z tym, oprócz ich znaczenia w zapewnieniu planu sukcesu w wykonaniu określonego zadania, są one również ważne jako trampolina do znalezienia lepszych sposobów wykonania zadania, a tym samym ustanowienia nowych najlepszych praktyk.