Zarządzanie kontraktami to gorączkowy proces, który wymaga dbałości o szczegóły i umiejętności przetwarzania informacji z różnych części projektu w celu zapewnienia spełnienia wymagań kontraktowych. Niektóre z najlepszych strategii stosowanych przez odnoszących sukcesy menedżerów kontraktów można podsumować jako systematyzowanie, śledzenie, ocenianie i rozpoznawanie (STAR). Korzystanie z niektórych strategii należących do tych kategorii usprawni administrację i pomoże menedżerowi kontraktowemu uniknąć najbardziej oczywistych pułapek.
Menedżerowie powinni usystematyzować administrowanie umową. Stwórz unikalny system przy użyciu niestandardowej bazy danych do obsługi szczegółów lub kup komercyjny pakiet oprogramowania do zarządzania umowami. Wszystkie stosowne dokumenty powinny być składane zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej. Znajdź wygodny sposób na połączenie kontaktów i korespondencji z odpowiednią umową. Celem jest stworzenie powtarzalnego procesu administrowania kontraktami, który może być używany w różnych okolicznościach i przez różne osoby.
Kamienie milowe, rezultaty i koszty powinny być szczegółowo śledzone. Te trzy kategorie stanowią sedno zarządzania umowami. Kamienie milowe należy odnotowywać jako wydarzenia w kalendarzu z alertami, które pomogą o nich pamiętać. Produkty powinny być definiowane i monitorowane za pomocą systemu raportowania, który zbiera informacje od pracowników pracujących nad projektem i syntetyzuje je w pisemny dowód spełnienia produktu. Koszty powinny być śledzone i dostosowywane do budżetu projektu tak często, jak to możliwe.
Ważne jest również dokonywanie osobistej oceny stanu projektu w odniesieniu do umowy. Nawiązanie bliskich relacji z kierownikiem projektu i najważniejszymi pracownikami przydzielonymi do kontraktu może sprawić, że będą oni bardziej zaangażowani, aby byli prawdomówni o statusie pracy. Należy również przeprowadzić wizyty na miejscu, aby zapewnić metodę potwierdzenia statusu projektu. Profesjonalna i spójna komunikacja ze wszystkimi zainteresowanymi stronami projektu, w szczególności z wyższym kierownictwem i kontaktami z klientami, pomoże zapewnić, że wszyscy dobrze rozumieją status projektu. Zwykle pomocne jest tworzenie aktualizacji projektu lub biuletynu, który jest regularnie rozpowszechniany.
Wszystkie projekty mogą zejść z torów, a kluczem jest rozpoznanie tego, zanim to nastąpi. Po wdrożeniu dobrego systemu zarządzania umowami zaczną pojawiać się sygnały ostrzegawcze dotyczące kamieni milowych, rezultatów i kosztów. Jeśli relacje z personelem liniowym są silne, pogłoski o problemach w terenie będą spływać. Wszelkie wątpliwości należy uwzględnić w regularnej komunikacji, a kierownictwo powinno zostać poinformowane. Wszystkie umowy mają procedurę postępowania w przypadku nieprzewidzianych okoliczności, a wnioski o zmianę umowy należy składać przed wystąpieniem kryzysu.