Doskonalenie procesów biznesowych zależy od zrozumienia, komunikacji oraz ciągłych aktualizacji i innowacji. Proces biznesowy to praktyka, w której różne dane wejściowe współpracują ze sobą, tworząc dane wyjściowe. Proces może zatem obejmować wszystko, od świadczenia usługi po przetwarzanie listy płac. Budowanie map procesów biznesowych, zachęcanie do komunikacji między działami oraz wykorzystywanie technologii do zapewniania aktualizacji statusu procesów to sposoby na potencjalne ulepszenie procesu biznesowego.
Jako makro przykład doskonalenia procesów biznesowych wyobraź sobie firmę, która chce zmniejszyć wysoką rotację pracowników. Proces, który wymaga usprawnienia, to zatem pierwszy rok doświadczenia pracownika. Menedżer chce obniżyć tę liczbę i zwiększyć lojalność firmy. Aby to zrobić, musi zrozumieć problem, zachęcać do komunikacji i być na bieżąco ze statusem procesu.
W procesie biznesowym ważne jest zrozumienie problemu, a nie tylko naprawianie objawów. Najlepsze decyzje są na ogół oparte na świadomych informacjach i to samo dotyczy doskonalenia procesów biznesowych. Menedżer pracujący nad zmniejszeniem rotacji pracowników poprzez usuwanie objawów może oferować wyższe pakiety wynagrodzeń jako zachętę dla pracowników. Po sześciu miesiącach ten menedżer może zdać sobie sprawę, że liczby nie uległy znacznej poprawie i że marnował czas i pieniądze na wdrożenie tej strategii bez zrozumienia prawdziwej natury problemu.
W doskonaleniu procesów biznesowych komunikacja jest kluczowa i powinna być otwarta i zachęcana, zwłaszcza w procesach międzywydziałowych. Korzystając z otwartej komunikacji, menedżer może zapytać nowych pracowników i nowych menedżerów ds. zatrudnienia, na przykład, co ich zdaniem powoduje tak dużą rotację. Menedżer może otrzymać informacje wskazujące, że nowi pracownicy nie czują się wartościowi lub że ich menedżerowie wystarczająco skupili się na szkoleniu.
Utrzymywanie otwartych linii komunikacyjnych może być pomocne w znajdowaniu innowacyjnych rozwiązań problemu. Sesje burzy mózgów mogą sugerować, że należy zaplanować więcej sesji szkoleniowych i osobistych ocen z nowymi pracownikami. Wdrożenie takich zmian może zwiększyć lojalność pracowników i skutkować mniejszą rotacją, a tym samym usprawnieniem procesu biznesowego.
Zrozumienie problemu może sprawić, że strategie doskonalenia staną się bardziej efektywne, ale doskonalenie procesu jest procesem ciągłym. Skuteczni menedżerowie procesów sprawdzają i wprowadzają innowacje nawet po rozwiązaniu problemu. Kontynuacja rozwiązań z przykładu — wdrożenie ankiety dla nowych pracowników i zadawanie pytań w celu określenia problemów lub miejsc do poprawy — może pomóc menedżerowi na bieżąco informować o potencjalnych problemach, umożliwiając mu wczesne znalezienie rozwiązań.
Mapowanie procesów biznesowych może również zapewnić sposób na lepsze zrozumienie procesów przy jednoczesnym zwiększeniu komunikacji. Mapy procesów zapewniają wizualną prezentację procesów biznesowych krok po kroku, aby usprawnić zarządzanie procesami. Reprezentacje wizualne ułatwiają konceptualizację procesów i znalezienie miejsca na ulepszenia. Zespoły tworzące mapy procesów zazwyczaj pochodzą z różnych etapów procesu i mogą dostarczyć niezbędnych informacji z różnych perspektyw, aby pomóc w doskonaleniu.
Odpowiednio dobrana i utrzymywana technologia może również usprawnić zarządzanie procesami biznesowymi. Na przykład automatyzacja zadań służebnych lub administracyjnych może efektywnie przechowywać informacje, zmniejszyć błędy ludzkie i poprawić wydajność. Zautomatyzowane systemy zarządzania mogą również pomóc w zwiększeniu kontroli nad procesami i zwiększeniu widoczności operacji.