Aby uzyskać dokładne i odpowiednie informacje z grupy fokusowej, ważne jest zrekrutowanie odpowiednich uczestników. Wskazówki dotyczące efektywnej rekrutacji do grup fokusowych obejmują wypracowanie jasnego zrozumienia zarówno potrzebnych informacji, jak i osób, od których te informacje powinny zostać zebrane. Bardzo ważne jest również opracowanie kwestionariusza kwalifikacji wstępnej, który zapewni, że do udziału w grupie zostaną zaproszone odpowiednie osoby. Rekruterzy muszą również wyraźnie komunikować się z potencjalnymi członkami ankiety i określić odpowiednie wynagrodzenie, aby zachęcić do udziału.
Pierwszym krokiem w skutecznej rekrutacji grup fokusowych jest określenie, co firma powinna wiedzieć. W niektórych przypadkach istnieją grupy fokusowe, które mają określić ogólne wrażenia konsumentów dotyczące poszczególnych produktów. Inni starają się poznać opinie i zwyczaje zakupowe określonych grup konsumentów. Jeszcze inne mają na celu uzyskanie reakcji konsumentów na opakowanie, konkretny produkt, firmę, markę lub kampanię reklamową. Firmy nie są w stanie określić, jakiego typu ludzi należy zbadać, dopóki nie będą wiedzieć, jakie informacje należy odkryć.
Gdy firma wie, czego chce się dowiedzieć, może rozpocząć ustalanie, kogo zaprosić do udziału. Rekrutacja do grup fokusowych powinna obejmować uczestników ze wszystkich potencjalnych grup docelowych, albo w jednej grupie, albo w serii kilku mniejszych grup. Firma może być zmuszona do rozważenia, czy chce rozmawiać z obecnymi lub potencjalnymi klientami oraz czy współpracować z nabywcami lub użytkownikami końcowymi, jeśli te dwie grupy odbiorców są różne.
Solidny proces kwalifikacji ma kluczowe znaczenie dla rekrutacji grup fokusowych, ponieważ ten krok zapewnia, że w ankiecie biorą udział odpowiednie osoby. Oznacza to, że pytania kwalifikacyjne powinny ujawnić, czy dane demograficzne potencjalnego uczestnika mieszczą się w pożądanym profilu. Należy również napisać pytania, aby dowiedzieć się, czy poszczególne osoby mają inne czynniki, których firma pragnie, w tym nawyki zakupowe.
Po zidentyfikowaniu właściwych uczestników nadal należy ich przekonać do zaangażowania się w grupę fokusową. Oznacza to, że grupy muszą być zaplanowane w godzinach i miejscach dogodnych dla uczestników, a wybrane osoby muszą być wystarczająco zainteresowane tematem, aby wziąć udział. Szczegóły grupy ankietowej powinny być jasno przekazane uczestnikom, a system powinien być utworzony w celu uzyskania odpowiedzi na pytania. W wielu przypadkach oferowane są zachęty, aby pomóc w rekrutacji grup fokusowych. Te zachęty mogą obejmować wszystko, co ma wartość, na przykład gotówkę, karty podarunkowe, produkty, rabaty lub posiłki w restauracji.