Prawie we wszystkich krajach obowiązują systemy ochrony znaków towarowych, ale najczęściej trzeba się ubiegać o ochronę znaków towarowych, zanim zostaną one dołączone. Chociaż specyfika tego, czego będzie wymagać zgłoszenie znaku towarowego, różni się w zależności od jurysdykcji, zgłoszenie znaku towarowego jest wszędzie poważnym dokumentem i powinno być starannie przygotowane. W Stanach Zjednoczonych, Kanadzie i większości krajów Europy zgłoszenie znaku towarowego jest dokumentem prawnym, a zawarte w nim oświadczenia są wiążące i muszą być dokładne. Najlepsze wskazówki dotyczące wypełniania wniosku o znak towarowy obejmują uważne przeczytanie całego wniosku i upewnienie się, że wszystkie wymagania są zrozumiałe; staranne przygotowanie wszystkich sekcji, aby nic nie musiało być zmieniane; i śledzenie wszystkich terminów i opłat. Wiele osób decyduje się na zatrudnienie prawnika ds. znaków towarowych w celu przygotowania wniosków dotyczących znaków towarowych, ale większość krajów zezwala na samodzielne wypełnianie wniosków.
Najważniejszą rzeczą przy wypełnianiu wniosku o znak towarowy jest solidne zrozumienie tego, czego wymaga wniosek. Zarówno w Stanach Zjednoczonych, jak i Wielkiej Brytanii urzędy ds. znaków towarowych — odpowiednio Urząd Patentów i Znaków Towarowych Stanów Zjednoczonych oraz Urząd Własności Intelektualnej — publikują broszury informacyjne mające na celu przeprowadzenie wnioskodawców przez proces składania wniosków. Jako pierwszy krok należy przeczytać publikacje i poradniki, jeśli takie istnieją.
Zgłaszający powinni również uważnie przeczytać samo zgłoszenie znaku towarowego. Zgłoszenia znaków towarowych są dostępne bezpłatnie w krajowych agencjach znaków towarowych i zazwyczaj są również publikowane w Internecie. Wiele zastosowań składa się z kilku części lub etapów. Potencjalni kandydaci powinni uważnie przeczytać wszystkie części wniosku, zwrócić uwagę na wymagania aplikacji i poprosić o więcej informacji na temat wszystkiego, co jest niejasne przed rozpoczęciem.
Zgłoszenia znaku towarowego zazwyczaj wymagają więcej niż tylko opisu znaku towarowego do zarejestrowania. Większość wymaga również dowodu, że znak był używany, jak długo był używany oraz na rynkach, na których był używany. Aplikacje w większości krajów, w tym w USA, Wielkiej Brytanii i Kanadzie, również wymagają złożenia pod przysięgą oświadczenia, że zgodnie z najlepszą wiedzą zgłaszającego, jego prawa do znaku towarowego są zgodne z prawem.
Podstawowa aplikacja jest taka sama, niezależnie od tego, czy zgłaszający szuka znaku firmowego, osobistego znaku towarowego, czy znaku usługowego. Wymogi dowodowe i dokumenty, które należy złożyć wraz ze zgłoszeniem, mogą jednak różnić się w zależności od rodzaju zgłoszonego znaku. W związku z tym ważne jest również, aby zgłaszający wiedział, jaki znak rejestruje, zanim wypełni zgłoszenie. Publikacje urzędów ds. znaków towarowych, a także prawnicy znający lokalne przepisy dotyczące znaków towarowych mogą pomóc wnioskodawcom w ustaleniu, jaki znak towarowy chcą zarejestrować.
Większość urzędów ds. znaków towarowych umożliwia dokonywanie zgłoszeń znaków towarowych przez Internet, a także składanie zgłoszeń znaków towarowych w formie papierowej. Jedyną różnicą między nimi jest zwykle czas realizacji, a w niektórych przypadkach należna opłata. Wnioskodawcy online będą musieli mieć pewność, że wszelkie załączniki można skutecznie przesłać do systemu elektronicznego i muszą sprawdzić, czy cała ich dokumentacja może zostać przekonwertowana na formę elektroniczną. Wnioskodawcy, którzy nie załączą prawidłowo wszystkich dokumentów do swojego pierwotnego wniosku, ryzykują natychmiastową odmowę lub konieczność złożenia późniejszych poprawek za dodatkową opłatą.
Aby uniknąć sytuacji, w której w zgłoszeniu brakuje elementów, etapów lub w inny sposób nie spełnia wymagań, wielu wnioskodawców decyduje się na zatrudnienie prawnika ds. znaków towarowych do zarządzania procesem składania wniosku. Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy zgłaszający dokonuje zgłoszenia więcej niż jednego znaku towarowego jednocześnie. Prawnicy, którzy regularnie pracują z wnioskami o znaki towarowe, mogą pomóc wnioskodawcom w szybkim zidentyfikowaniu materiału, który należy uwzględnić, mogą pomóc w wypełnieniu wniosku oraz zarządzać wszystkimi terminami, wnioskami uzupełniającymi i sporami, jeśli się pojawią. Agencje zajmujące się znakami towarowymi na ogół nie wymagają pomocy prawnika, ale prawie wszystkie ją polecają. Konsultacja z prawnikiem, przynajmniej na początku, może być dobrym sposobem na zrozumienie procesu aplikacyjnego i uniknięcie późniejszych problemów aplikacyjnych.