Narzędzia BPO to nie tyle przedmioty fizyczne, co usługi oferowane przez stronę trzecią. Firmy mogą zlecić określone procesy biznesowe stronie trzeciej, umożliwiając tej firmie wykonanie działalności za określoną opłatą. Po pierwsze, narzędzia BPO mogą być pionowe lub poziome. Narzędzia pionowe wykonują czynności od początku do końca; narzędzia horyzontalne uzupełniają skorelowane działania z dwóch różnych działań. Powszechnie zlecane czynności to rekrutacja, sprzedaż, zaopatrzenie lub księgowość.
Każda działalność w biznesie ma zazwyczaj wiele zadań ułożonych w określonej kolejności. Pionowe narzędzia BPO radzą sobie z każdym z tych pojedynczych zadań, aby w pełni zrealizować działalność firmy. Na przykład, działania związane z zakupami mogą obejmować takie zadania, jak identyfikacja i wybór dostawcy, przeglądy zasobów, składanie zamówień i odbiór towarów oraz płatność. Firma outsourcingowa realizuje wszystkie te zadania w ramach procesu outsourcingu pionowego. Inne działania mają kroki, które przypadają w ten sposób, chociaż zadania odnoszą się konkretnie do działania.
Poziome narzędzia BPO umożliwiają firmie outsourcingowej wykonywanie wielu działań podczas wykonywania zadań. Rachunkowość jest powszechną czynnością, która zazwyczaj wchodzi w zakres horyzontalnego procesu BPO. Na przykład dział sprzedaży często odpowiada za zbieranie płatności od klientów. Dział zakupów żąda zapłaty od dostawców, którzy wysyłają towary do firmy. Gdy firma outsourcingowa obsługuje oba te zadania w ramach działalności księgowej, czyli horyzontalne BPO.
Poza każdym z tych rodzajów narzędzi BPO wprowadzanie danych lub obsługa klienta jest najczęstszą czynnością zlecaną na zewnątrz. Czynności związane z wprowadzaniem danych są zwykle typowymi zadaniami, które wymagają użycia pracowników niewykwalifikowanych. Firmy mogą zlecić te czynności na zewnątrz, aby zaoszczędzić czas, kapitał i wysiłek związany z budowaniem listy płac i utrzymaniem udogodnień dla pracowników do pracy. Usługi call center to podobne zadanie zlecane na zewnątrz z tych samych powodów. Bez technologii, udogodnień lub możliwości obsługi dużej liczby zamówień klientów lub zapytań, narzędzia BPO są najlepszym rozwiązaniem podczas obsługi tej działalności.
Gdy firma szuka firm outsourcingowych, narzędzia BPO oferują wiele opcji. Na przykład firma może wybrać partnera outsourcingowego, który jest lokalny lub międzynarodowy. Firmy outsourcingowe mogą oferować wiele usług, takich jak obsługa połączeń telefonicznych, realizacja i reklamy pocztowe. Firmy mogą zdecydować się na łączenie usług z jedną firmą outsourcingową lub rozdzielić działania. Zlecanie działań na zewnątrz zwykle zajmuje trochę czasu, aby zbadać dostępne narzędzia.