Jedną z najlepszych inwestycji, jakie może poczynić każdy właściciel małej firmy, jest zakup odpowiedniego oprogramowania biznesowego. Rodzaj pakietu oprogramowania biznesowego, którego potrzebuje właściciel firmy, często zależy od wielkości firmy i zadań, które należy zautomatyzować. Typowe opcje oprogramowania biznesowego to oprogramowanie do fakturowania biznesowego, oprogramowanie do rozliczeń, oprogramowanie do obsługi płac, oprogramowanie bazy danych i oprogramowanie do zarządzania aktywami.
Oprogramowanie do fakturowania biznesowego i oprogramowanie do rozliczeń eliminuje potrzebę tworzenia każdej faktury od podstaw. Ten rodzaj oprogramowania często zawiera gotowe do użycia szablony, które można dostosować do potrzeb firmy. Użytkownik po prostu wprowadza dane klienta lub klienta do bazy danych i wybiera, do kogo wysłać fakturę. Często istnieje również możliwość wyboru rodzaju faktury do wysłania. Oprogramowanie prosi właściciela firmy o wprowadzenie danych w odpowiednich polach i generuje fakturę do wysłania po wypełnieniu wszystkich niezbędnych pól.
Oprogramowanie Payroll może sprawić, że zarządzanie podatkami od wynagrodzeń oraz płatnościami na rzecz pracowników i niezależnych kontrahentów będzie łatwiejsze i szybsze. Wiele programów umożliwia użytkownikom drukowanie czeków i innych formularzy wymaganych do celów podatkowych, takich jak W-2 i W-3. Niezależnie od tego, czy firma zatrudnia jednego pracownika, czy kilka tysięcy, prawdopodobnie istnieje oprogramowanie do obsługi płac, które zaspokoi potrzeby firmy.
Oprogramowanie bazodanowe pomaga małym firmom przechowywać i udostępniać kluczowe informacje potrzebne do prowadzenia firmy, takie jak nazwiska i adresy kontaktów, listy rzeczy do zrobienia i dokumenty. Firmy często stosują jeden z trzech sposobów instalowania i uzyskiwania dostępu do bazy danych: baza danych oparta na sieci Web, na komputerze stacjonarnym lub na serwerze. Większa firma zazwyczaj potrzebuje bazy danych na serwerze, ze względu na rozmiar plików, które muszą być przechowywane. Małe i średnie firmy często wybierają internetowe lub stacjonarne bazy danych.
Oprogramowanie do zarządzania zasobami jest często używane przez wszystkie rodzaje firm zajmujących się sprzedażą fizyczną, dystrybucją lub produkcją. Każdy właściciel firmy, który chce zautomatyzować zadanie zarządzania aktywami fizycznymi i niematerialnymi, zwykle może odnieść korzyści z jego używania. Na przykład właściciel firmy może wprowadzać informacje o wynikach konserwacji serwisowej, a oprogramowanie do zarządzania aktywami z kolei może generować informacje, takie jak wartość amortyzacji i daty wymiany. Można również zarządzać aktywami niematerialnymi, takimi jak oprogramowanie i patenty.
Decyzja o zakupie oprogramowania biznesowego często zależy od innych kosztów rozpoczęcia działalności lub wysokości zysku, jaki firma generuje. Korzyści płynące z automatyzacji rutynowych zadań biznesowych zwykle zwiększają efektywność firmy. Często cena zakupu oprogramowania biznesowego jest kompensowana przez generowane przez nie oszczędności.