Istnieją dziesiątki programów do obsługi spotkań internetowych, ale każdy z nich ma swoje zalety i wady. Na przykład niektóre programy umożliwiają wspólne przeglądanie, zaawansowaną obsługę dźwięku i przesyłanie plików z jednego komputera na drugi. Jednak czymś ważniejszym niż funkcje funkcjonalne jest kompatybilność systemu operacyjnego. Istnieją programy do obsługi spotkań internetowych dla
Microsoft®, Linux® i Mac OS®, z których niektóre nie są kompatybilne. Wreszcie, programy te mogą być bezpłatne lub opłacane jednorazowymi lub miesięcznymi opłatami, a liczba osób korzystających z programu jednocześnie jest ograniczona.
Niektóre typy oprogramowania do spotkań w sieci mają więcej funkcji niż inne. Na przykład wspólne przeglądanie jest popularną funkcją, która pozwala głównemu użytkownikowi komputera kliknąć łącze do strony internetowej, a wyniki są widoczne dla wszystkich uczestników konferencji. Niektóre programy pozwalają również na przesyłanie plików bez konieczności opuszczania strony internetowej spotkania, ponieważ interfejs jest zbudowany do szybkiego wysyłania plików. Jedną z funkcji, która zyskuje na popularności, jest kompatybilność ze smartfonami, która umożliwia uczestnikom uczestnictwo w spotkaniu wideo w Internecie za pośrednictwem telefonu komórkowego.
Nie każde oprogramowanie do spotkań w sieci jest kompatybilne z każdym systemem operacyjnym komputera. Jeśli organizator spotkania wybierze program tylko dla firmy Microsoft®, wszystkie osoby z systemami Mac OS® i Linux® zostaną wykluczone ze spotkania z powodu niezgodności systemu. Wiele programów do obsługi spotkań online jest zgodnych z najpopularniejszymi komputerowymi systemami operacyjnymi, takimi jak Adobe Acrobat Connect®, Microsoft Live Meeting® i IBM Lotus Sametime Unyte®.
Chociaż niektóre programy do obsługi spotkań internetowych są dostępne bezpłatnie, wiele firm decyduje się na pobieranie opłat za usługę. Czasami opłaty są tak skonstruowane, że małe firmy z kilkoma pracownikami płacą znacznie mniej niż firmy, które chcą konferencje z setkami osób. Na przykład nieograniczona konferencja z 15 osobami może stanowić jedną trzecią kosztu konferencji z 100 osobami. Opłaty te nie zawsze są dostępne od razu, a niestandardową wycenę można uzyskać dzwoniąc lub wysyłając e-mail do firmy.
Znalezienie niedrogiego programu do obsługi spotkań internetowych, który obsługuje wszystkie systemy operacyjne i ma wszystkie pożądane funkcje, może być trudnym zadaniem. Ogólnie rzecz biorąc, bardzo dopracowane oprogramowanie z dobrymi funkcjami i dużą pojemnością nie wiąże się z małymi kosztami. Koszt ten może zostać zrekompensowany mniejszą liczbą podróży, ponieważ firma nie będzie już musiała wysyłać pracowników setki kilometrów dalej i zwracać im koszty przelotu, wyżywienia i zakwaterowania.