Specjaliści zajmujący się zarządzaniem personelem są odpowiedzialni za dopilnowanie, aby wszyscy pracownicy pod ich nadzorem wykonywali swoje obowiązki skutecznie, wydajnie i bezpiecznie. Na przykład w biurze firmy profesjonalista odpowiedzialny za zarządzanie personelem może pisać harmonogramy, przeprowadzać oceny pracowników oraz zbierać i analizować ważne statystyki. Oprogramowanie do zarządzania personelem to w zasadzie dowolny program komputerowy, który pomaga menedżerom śledzić ważne, a czasem wrażliwe dane pracowników w sposób, który może zaoszczędzić czas i pieniądze. Niektóre z najczęstszych rodzajów oprogramowania do zarządzania personelem to programy umożliwiające menedżerom planowanie pracowników; przechowywać i organizować dane kontaktowe i osobowe; i śledź zadania, umiejętności, certyfikaty i inne informacje wymagane do skutecznego prowadzenia operacji.
Oprogramowanie do zarządzania personelem często różni się w zależności od branży. Na przykład w branży medycznej lub opieki zdrowotnej ten rodzaj oprogramowania pozwala menedżerom zobaczyć, z którymi pacjentami pracują ich pracownicy, na jakie zmiany są zaplanowani ich pracownicy i jakie obowiązki wykonują członkowie personelu na swoich zmianach. Na przykład oprogramowanie do zarządzania personelem medycznym może umożliwiać kierownikowi sprawdzenie, jakie zabiegi były stosowane podczas zmiany, a którzy pacjenci mogą wymagać specjalnego traktowania.
Z drugiej strony, gdy menedżer floty korzysta z oprogramowania do zarządzania personelem, zwykle śledzi lokalizację swoich pojazdów flotowych. Ten rodzaj menedżera może również korzystać z globalnego systemu pozycjonowania (GPS), aby dowiedzieć się, dokąd pracownicy podróżują swoimi pojazdami flotowymi. Jeśli kierowca zgubi się lub wybierze trasę, która może go spóźnić lub spowodować dodatkowe koszty paliwa, kierownik może skorzystać z oprogramowania do zarządzania personelem, aby skontaktować się z kierowcą.
Specjaliści, tacy jak kierownicy ds. zasobów ludzkich, mogą używać oprogramowania do zarządzania personelem do przechowywania i organizowania danych pracowników. Mogą używać tych programów do tworzenia profili lub kont pracowników, które mogą obejmować dokumenty, takie jak aplikacje, życiorysy, listy motywacyjne, listy referencyjne i transkrypcje akademickie. Menedżerowie ds. zasobów ludzkich mogą również używać tego oprogramowania do śledzenia akt pracowników, takich jak spotkania, skargi i nagrody.
Osoby korzystające z oprogramowania do zarządzania personelem zwykle używają oprogramowania, które kupują i instalują na swoich komputerach i systemach sieci biznesowej, lub oprogramowania, z którego korzystają jako usługa. Kiedy kupują i instalują oprogramowanie, zwykle mają działy technologii informacyjnej (IT), które są odpowiedzialne za przeprowadzanie aktualizacji wydajności i zabezpieczeń. Z drugiej strony profesjonaliści, którzy używają oprogramowania jako usługi (SaaS), zwykle płacą opłatę abonamentową dostawcy oprogramowania, który jest odpowiedzialny za aktualizację programów. Gdy profesjonaliści używają oprogramowania jako usługi, często mają do niego dostęp z niemal każdego komputera lub urządzenia, które ma połączenie z Internetem.